旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � � � GS-FIBU 1.10 - Finanzbuchhaltung � � � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Anwenderhandbuch � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 J.London / Gandke & Schubert - Computerprogramme Postfach 200 429 D-4050 M봭chengladbach 2 Telefon: (0 21 66) 94 80 - 0 Mo-Fr. 9.00 - 17.00 Uhr Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 4 47 13 BTX: Gandke & Schubert GS Software# (c) 1989 - 1993 Stand: 24. M꼛z 1993 Autor: J걊gen London GS-Fibu wird als Shareware vertrieben. Was ist das eigentlich - SHAREWARE? Der Begriff kommt, wie k봭nte es anders sein, aus den USA und bedeutet sinngem꾞 "Verteilsoftware". Dies hei�t keinesfalls, da� Shareware-Programme kostenlos sind. Es handelt sich nicht um Public-Domain oder Freeware, sondern lediglich um einen besonderen Vertriebsweg f걊 "ganz normale" Software! Zugrunde liegt dem ganzen das Prinzip "Fairne� gegen Fairne�": Sie erhalten mit den Shareware-Versionen unserer Programme voll funktionst갷htige Software, die Sie ausgiebig testen k봭nen, ohne sie dazu kaufen zu m걌sen. Im Gegenzug vertrauen wir darauf, da� Sie sich bei uns als Anwender registrieren lassen, wenn Sie vorhaben, weiter mit dem Programm zu arbeiten. Die Shareware-Versionen (nat걊lich nicht die registrierten Versionen) unserer Programme d걊fen Sie beliebig kopieren und weitergeben. HINWEIS: Bei der Shareware-Version von GS-FIBU erscheint beim Programmstart und -ende sowie ab und zu innerhalb des Programmes eine Aufforderung, die Vollversion zu kaufen. ------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 2 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen � AT 386 � MS-DOS 5.0 � mindestens 570 kB freier Arbeitsspeicher (empfohlen: zus꼝zlich 1 MB EMS- oder XMS-Speicher) � mindestens 4 MB Speicher auf der Festplatte � Drucker, wenn Sie drucken wollen 1.2 Eintr꼏e in der Datei CONFIG.SYS Da das Programm eine gr붳ere Anzahl von Dateien gleichzeitig verwendet, ist es unter Umst꼗den n봳ig, die Datei CONFIG.SYS anzupassen, die dem Betriebssystem entsprechende Anweisungen gibt. Folgende Zeile mu� darin auf jeden Fall enthalten sein: FILES=69 (oder ein h봦erer Wert) Denken Sie daran, da� die CONFIG.SYS sich im Stammverzeichnis Ihrer Festplatte C: befinden mu�! 1.3 Eintr꼏e in der Datei AUTOEXEC.BAT GS-FIBU speichert Daten auf Festplatte zwischen (sogenannte tempor꼛e Dateien). Wenn Sie eine Umgebungsvariable TMP oder TEMP definiert haben, wird das dort angegebene Verzeichnis daf걊 verwendet. F갾en Sie z. B. folgende Zeile in der Datei AUTOEXEC.BAT ein: SET TMP=E:\ Handelt es sich bei Laufwerk E: um eine RAM-Disk, wird dadurch die Ausf갿rungsgeschwindigkeit des Programmes erh봦t. HINWEIS: Informationen 갶er die Konfiguration Ihres Rechners, 갶er die Dateien CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT finden Sie in Ihrem DOS-Handbuch. 2. INSTALLATION Abh꼗gig vom Diskettenformat wird GS-FIBU auf einer oder zwei Disketten ausgeliefert. Legen Sie die erste Diskette (Beschriftung "Diskette 1 von x") in Ihr Diskettenlaufwerk ein und rufen das Installationsprogramm INSTALL.EXE auf. Weitere Informationen zur Installation finden Sie in der Datei INSTALL.TXT. Diese k봭nen Sie durch Aufruf der Datei START.BAT ansehen: C:\GSFIBU> start ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 3 3. INHALTSVERZEICHNIS 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 2 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen 2 1.2 Eintr꼏e in der Datei CONFIG.SYS 2 1.3 Eintr꼏e in der Datei AUTOEXEC.BAT 2 2. INSTALLATION 2 3. INHALTSVERZEICHNIS 3 4. ALLGEMEINE INFORMATION 7 4.1 Leistungsumfang 7 4.1.1 Allgemein 7 4.1.2 Buchungsbereich 8 4.1.3 OP-Verwaltung 8 4.1.4 Auswertungen 8 4.1.5 Jahresabschlu� 9 4.2 Aufruf des Programmes 9 4.3 Parameter beim Programmstart 9 5. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSFIBU 11 6. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG 13 6.1 Listen 13 6.2 Men걌 14 6.3 Masken 15 6.4 Das Hilfssystem 16 6.5 Abfragefenster (Requester) 17 7. GEMEINSAME NUTZUNG DES DATENBESTANDS 18 8. PROGRAMMSTART GS-FIBU 19 9. STAMMDATEN 20 9.1 Stammdaten - Allgemeine Adre�maske 20 9.2 Stammdaten - Mandanten (Firmen) 22 9.2.1 Mandanten neu anlegen 22 9.2.2 Mandanten ansehen/꼗dern 23 9.2.3 Mandanten l봲chen 23 9.2.4 Notizblock 23 9.2.5 Einstellungen 23 9.2.6 Postanschrift 25 9.2.7 Bankverbindungen 25 9.2.8 Anschrift-Finanzamt 25 9.2.9 Sortieren 25 9.2.10 Mandant w꼑len 25 9.3 Stammdaten - Kunden (Debitoren) 26 9.3.1 Kunden neu anlegen 26 9.3.2 Kunden ansehen/꼗dern 27 9.3.3 Kunden l봲chen 27 9.3.4 Notizblock 27 9.3.5 Einstellungen 27 9.3.6 Postanschrift 28 9.3.7 Bankverbindungen 28 9.3.8 Sortieren 28 9.3.9 Konten aktualisieren 28 9.4 Stammdaten - Lieferanten (Kreditoren) 29 9.4.1 Lieferant neu anlegen 29 9.4.2 Lieferant ansehen/꼗dern 30 9.4.3 Lieferant l봲chen 30 9.4.4 Notizblock 30 9.4.5 Einstellungen 30 9.4.6 Postanschrift 31 9.4.7 Bankverbindungen 31 9.4.8 Sortieren 31 9.4.9 Konten aktualisieren 31 9.5 Sachkonten (Kontenrahmen) 32 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 4 9.5.1 Konto neu anlegen 33 9.5.2 Konto ansehen/꼗dern 33 9.5.3 Konto l봲chen 33 9.5.4 Markierte l봲chen 33 9.5.5 Nicht-markierte l봲chen 33 9.5.6 Sortieren 33 9.5.7 Dienstprogramme 33 9.5.8 Kontenvergleich 34 9.5.9 Sachkonten-Erfassungsmaske 34 9.6 Steuers꼝ze definieren 37 9.7 Bankleitzahlen-Verwaltung 40 9.7.1 Bank neu anlegen 41 9.7.2 Bank bearbeiten/꼗dern 41 9.7.3 Bank l봲chen 41 9.7.4 Markierte l봲chen 41 9.7.5 Nicht-markierte l봲chen 41 9.7.6 Sortieren 41 9.7.7 Dienstprogramme 41 10. BUCHEN 42 10.1 Stapel-/Dialogbuchungen 43 10.1.1 Kontenauswahlliste 43 10.1.2 Buchung neu anlegen 44 10.1.3 Buchungsmaske 44 10.1.4 Buchung 꼗dern (nur Stapelbereich) 47 10.1.5 Buchung l봲chen (nur Stapelbereich) 47 10.1.6 Buchung stornieren 47 10.1.7 Saldovortr꼏e buchen 48 10.1.8 Makrobuchungen 50 10.1.9 Buchungskreis/Splitting 50 10.1.10 Forderungen / Verbindlichkeiten 51 10.1.11 Buchung wiederholen 51 10.1.12 Sortieren 51 10.1.13 Suchen 51 10.1.14 Dienste 52 10.2 Stapel wechseln/buchen 53 10.2.1 Stapeldatei neu anlegen 53 10.2.2 Stapeldaten 꼗dern 53 10.2.3 Stapel l봲chen 53 10.2.4 Stapel verbuchen 53 10.2.5 Fehlerdatei ansehen/bearbeiten 54 10.2.6 Konten aktualisieren 55 10.2.7 Suchen 55 10.2.8 Stapel importieren 55 10.2.9 Stapel w꼑len 56 10.3 Makrobuchungen 57 10.3.1 Makrobuchung neu anlegen 58 10.3.2 Makrobuchung ansehen/꼗dern 58 10.3.3 Makrobuchung l봲chen 58 10.3.4 Nummer-Index erneuern 58 10.3.5 Sortieren 58 10.4 Buchungseinstellungen 59 10.5 Salden-Reorganisation 60 10.5.1 Was ist die eine Salden-Reorganisation ? 60 10.5.2 Ablauf 60 10.6 Mandant wechseln 61 10.7 Buchungsjahr wechseln 61 10.8 Buchungsjahr l봲chen 62 10.9 Vorl꼞figer Jahresabschluss 64 10.10 Endg걄tiger Jahresabschluss 64 11. OFFENE-POSTEN-VERWALTUNG 65 11.1 Enstehung einer Forderung/Verbindlichkeit 65 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 5 11.1.1 OP-Nummer 65 11.1.2 F꼕lig am 66 11.2 Zahlungseing꼗ge/Zahlungsausg꼗ge 66 11.2.1 OP-Nummer 66 11.2.2 Zahlung vom 66 11.2.3 Zahlung 66 11.2.4 Skonto-Prozent/Skonto-Betrag 67 11.2.5 Steuer-Code 67 11.3 Gesamt갶ersicht-Kunden/Lieferanten 67 11.3.1 Rechnungen bearbeiten 68 11.3.2 Sortieren 68 11.4 Kunden-/Lieferanten-OP's 68 11.5 Zahlungen 68 11.5.1 Zahlungen neu eingeben 69 11.5.2 Zahlungen ansehen/꼗dern 69 11.5.3 Zahlungen l봲chen 69 12. AUSWERTUNGEN 70 12.1 Auswertungen - Vorselektionen 70 12.1.1 Zeitraum von ... bis ... 70 12.1.2 Monat/Quartal/Jahr von ... bis ... 70 12.1.3 Konto von ... bis ... 71 12.1.4 Nur bebuchte Konten ? 71 12.1.5 Sortierreihenfolge 71 12.1.6 Auswertungsdatei 72 12.1.7 Druck-Formular 72 12.1.8 Ausdruck wohin ? 72 12.2 Primanota-Liste 73 12.3 Buchungsjournal 73 12.4 Kontenbl꼝ter 73 12.5 Summen- & Saldenliste 73 12.6 Umsatzsteuer-Voranmeldung 73 12.7 Mandanten-Kontenrahmen 74 12.8 Offene-Posten-Kunden / Lieferanten 74 12.9 GuV/Bilanz 74 13. EINSTELLUNGEN 75 13.1 Allgemeine Einstellungen 75 13.1.1 Komma als Dezimaltrennzeichen 75 13.1.2 Sound ein 75 13.1.3 Hilfstexte editierbar 75 13.1.4 Mandantenwahl bei jedem Programmstart 75 13.1.5 Sicherheitsabfrage beim L봲chen einer Buchung 75 13.1.6 Buchungen nach Datum oder Nummer sortiert 75 13.1.7 Sicherungslaufwerk f걊 Datensicherung 75 13.1.8 Datensicherung automatisch 76 13.2 Drucker-Einstellungen 76 13.2.1 Drucker-Typ 76 13.2.2 Drucker-Schnittstelle 76 13.2.3 Druckpause nach jeder Seite 76 13.2.4 Schriftgr붳e f걊 Positionierung (CPI) 76 13.2.5 Rand-Einstellungen/Seitenl꼗ge 76 13.2.6 Zeilenvorsch갶e 76 13.3 Einstellungen - Formulare/Auswertungen 76 13.3.1 Formulardaten 꼗dern 78 13.3.2 Formular neu anlegen 78 13.3.3 Formular l봲chen 78 13.3.4 Formular kopieren 78 13.3.5 Briefkopf 1. Seite und folgende Seiten 78 13.3.6 Fusszeilen 1. Seite und folgende Seiten 78 13.3.7 Inhalt 78 13.3.8 Probe-Druck 79 13.4 Formulare bearbeiten 79 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 6 13.4.1 Allgemeines 79 13.4.2 Druck-Variablen mit 81 13.4.3 Drucker-Sequenzen 81 13.4.4 Befehl: .LISTE 81 13.4.5 Befehl: .SV 81 13.4.6 Funktion: DK(Variablenname) 81 13.4.7 Funktion: DK1(Variablenname) 82 13.4.8 Funktion: replicate(, ) 82 13.5 Einstellungen - Drucker bearbeiten 82 14. DIENSTE 85 14.1 Produktinformation 85 14.2 Dokumentation drucken 85 14.3 DOS-Shell 85 14.4 Datenreorganisation 85 14.5 Datensicherung/Datenr갷ksicherung 86 14.6 FIBU-Buchungen l봲chen 86 15. ANHANG 88 15.1 Externe Stapel / Externe Schnittstelle 88 15.1.1 Dateiformat 88 15.1.2 Dateistruktur 88 15.1.3 Fehlercodes 91 15.2 Schnittstelle zu GS-Auftrag 2.xx 92 15.3 Buchungsbeispiele 92 15.3.1 Saldovortr꼏e (Er봣fnungsbuchungen) 92 15.3.2 Verkauf 92 15.3.3 Einkauf 93 15.3.4 Geldtransit (Umbuchungen) 93 15.3.5 Stornobuchungen 93 ------------------------------------------------ Allgemeine Information 7 4. ALLGEMEINE INFORMATION GS-FIBU ist eine Finanzbuchhaltung. Ein erfolgreiches Arbeiten ist nur dann m봥lich, wenn Sie 갶er entsprechende buchhalterische Kenntnisse verf갾en. Ist dies der Fall, werden Sie keine Schwierigkeiten bei der Einarbeitung haben, denn es wurde bei der Gestaltung gro�er Wert darauf gelegt, da� auch ein unge갶ter Anwender keine lange Einarbeitung ben봳igt, um erfolgreich mit dem Programm arbeiten zu k봭nen. Die Datei KURZDOK.TXT enth꼕t einen Text mit dem Titel "Schnellstart". Dort werden die Grundz갾e des Programmes anhand von Beispielen kurz vorgestellt. Diesen Text sollten Sie sich beim ersten Programmstart ausdrucken lassen, wenn Sie danach gefragt werden. Durch Dr갷ken der Taste rufen Sie das Hilfssystem von GS- FIBU auf, das Ihnen 갶erall im Programm Informationen zum gerade aktuellen Programmteil gibt. Zum Beenden eines Programmteiles bzw. des Programmes an sich, dr갷ken Sie die -Taste. 4.1 Leistungsumfang 4.1.1 Allgemein � Mandanten-Verwaltung (5-stellig) � Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenverwaltung � Bankleitzahlenverwaltung � 20 frei definierbare Steuers꼝ze � Kontenrahmen DATEV-SKR03 und DATEV-SKR04 komplett auf GS- FIBU eingerichtet (incl. aller Druck-Kennzeichen f걊 die Umsatzsteuer-Voranmeldung, GuV und die Bilanz) � Texteditor zur Formulargestaltung (Auswertungen) mit Probe- druck-M봥lichkeit (Bildschirm, Drucker, Datei) � Auswertungen individuell gestaltbar � Sortier- und Suchfunktionen in allen Listen � umfangreiche Einstellungsm봥lichkeiten � bequeme Datensicherung- und r갷ksicherung aus GS-FIBU � DOS-Shell � Schnittstellen zu GS-AUFTRAG 2.xx und GS-ADRESSEN 2.xx � netzwerkf꼑ig erh꼕tlich ------------------------------------------------ Allgemeine Information 8 4.1.2 Buchungsbereich � Wirtschaftsjahre k봭nen beliebig definiert werden � Stapelbuchungen (l봲chen / 꼗dern jederzeit m봥lich) � Stapeldateien f걊 beliebig viele Sachbearbeiter � Plausibilit꼝spr갽ungen auch im Stapelbereich � Stapelverbuchung interner und externer Stapel � Fehlerprotokolldatei (ausf갿rliche Fehlermeldungen) � fehlerhafte Buchungen k봭nen sofort bearbeitet und erneut in den Dialog verbucht werden � Dialogbuchungen (nur Storno m봥lich) � Makrobuchungen (h꼞fig vorkommende Buchungen) � Buchungskreise f걊 beliebige Konten � Splitbuchungen � Buchungswiederholung � Salden-Information an jeder beliebigen Stelle � automatische Belegnummern-Vergabe 4.1.3 OP-Verwaltung � Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen werden einzeln aufgelistet � Zahlungseing꼗ge bequem 갶er Funktionstasten oder durch direkte Buchung m봥lich � automatische Skontoverbuchung (mit evtl. Korrektur der Umsatzsteuer) je nach Zahlungszielvorgabe � sofortige Kontrollm봥lichkeit, ob Zahlungsziele, Skonto- abz갾e, usw. eingehalten wurden 4.1.4 Auswertungen � Auswertungen auf Bildschirm, Drucker oder in Datei � umfangreiche Vorselektionen (Zeitraum, Konten, usw.) � beliebige Auswertungszeitr꼞me � alle Auswertungen auch mit Stapeldateien (Kontrollm봥lichkeit) � Kontenrahmen � Primanota (Stapel-Erfassungsprotokoll) � Buchungsjournale � Kontenbl꼝ter (Kontoausz갾e) � Summen- und Saldenliste � Umsatzsteuer-Voranmeldung � OP-Liste Kunden / Lieferanten � Gewinn- und Verlustrechnung � Bilanz ------------------------------------------------ Allgemeine Information 9 4.1.5 Jahresabschlu� � vorl꼞figer Jahresabschlu� beliebig oft wiederholbar � Saldovortr꼏e werden automatisch ins neue Jahr gebucht � endg걄tiger Jahresabschlu� (im alten Jahr sind dann nur noch Auswertungen m봥lich) 4.2 Aufruf des Programmes Nach der Installation befinden Sie sich in dem Verzeichnis Ihrer Festplatte, in das GS-FIBU installiert wurde. Starten Sie das Programm durch Eingabe von C:\GS\FIBU> GSFIBU (Das Verzeichnis C:\GS\FIBU wird bei der Installation vorgeschlagen, ist aber nicht zwingend.) Beim ersten Aufruf nach der Installation wird Ihnen die M봥lichkeit gegeben, den Text KURZDOK.TXT auszudrucken, der eine kurze Einf갿rung in GS-FIBU enth꼕t. Wenn Sie die Version 1.x des Programmes noch nicht kennen, sollten Sie an dieser Stelle Ihren Drucker einschalten und einige Seiten Papier einlegen. Ebenfalls beim ersten Start werden die Indexdateien aufgebaut. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht "gewaltsam", z. B. durch einen Warmstart des Rechners, unterbrochen werden! 4.3 Parameter beim Programmstart Mit verschiedenen Parametern wird GS-FIBU angewiesen, auf be- stimmte Art zu starten. M봥liche Parameter sind: /sw, /index, /reorg Erzwingen von Schwarzwei�-Darstellung - /sw: Wenn Sie eine farbf꼑ige Grafikkarte einsetzen, aber einen monochromen Bildschirm verwenden, z. B. bei Laptop-Rechnern mit LCD-Bildschirm, sind die Farben oft nicht einwandfrei auseinanderzuhalten. Schwarz-wei�e Darstellung l봲t dieses Problem! Indexaufbau, Reorganisation - /index: Durch ung걆stige Umst꼗de, z. B. Stromausfall oder einen Fehler auf der Festplatte, kann es passieren, da� die Indexdateien, die GS-FIBU zum Sortieren von Daten ben봳igt, defekt werden. Normalerweise reicht es in diesem Fall aus, den Men걈unkt "Dienste - Datenreorganisation" aufzurufen. Verwenden Sie den Parameter "/index" beim Programmstart, werden alle alle Indexdateien direkt aufgebaut. ------------------------------------------------ Allgemeine Information 10 Update, Datenkonvertierung - /reorg: Nomalerweise wird eine Dateikonvertierung (Update) automatisch in GS-FIBU durchgef갿rt, wenn Sie GS-FIBU neu installiert haben und das Programm sich bereits im Verzeichnis befand. Ihrer Daten werden dabei automatisch auf die neue Struktur konvertiert und 갶ernommen. Durch Verwendung des Parameters "/reorg" beim Programmstart, veranlassen Sie GS-FIBU, dieses Update auch ohne Neuinstallation auszuf갿ren. ------------------------------------------ Die Umgebungsvariable GSFIBU 11 5. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSFIBU Um mit den 640 kB Hauptspeicher auszukommen, die unter MS-DOS zur Verf갾ung stehen, werden die meisten Programmteile als Overlays aufgerufen. Dies bedeutet, da� sich nur der Teil von GS-FIBU im Hauptspeicher befindet, der gerade aktiv ist. Der f걊 diese Overlays reservierte Speicherbereich ist standardm꾞ig 64 kB gro� und befindet sich im Pageframe-Bereich, wenn Sie einen EMS-Treiber installiert haben. Ohne EMS-Treiber sieht GS-FIBU nach, ob ausreichend Speicher im UMB-Bereich frei ist. Sollte das nicht der Fall sein, wird der Hauptspeicher verwendet, wodurch nat걊lich diese 64 kB dort weniger zur Verf갾ung stehen. Im EMS- und XMS-Speicher werden au�erdem momentan nicht ben봳igte Programmteile abgelegt, damit nicht st꼗dig von der Festplatte nachgeladen werden mu�. Die Voreinstellung von GS-FIBU l꼞ft auf "normal" konfigurierten Rechnern mit 386er Prozessor (oder h봦er) problemlos. Setzen Sie GS-FIBU auf einem Rechner ohne EMS oder XMS ein (z. B. mit 286er Prozessor), findet das Auslagern von Programmteilen auf Festplatte statt. Dadurch wird die Ausf갿rungsgeschwindigkeit nat걊lich verringert. Um das Speicherverhalten von GS-FIBU zu beeinflussen, kann die Umgebungsvariable GSFIBU in der Datei "autoexec.bat" gesetzt werden. Diese wird bei Programmstart ausgewertet. Arbeiten Sie ohne XMS und EMS, sollten Sie den f걊 die Overlays reservierten Speicherbereich vergr붳ern. Dies geschieht durch Eingeben von z. B. SET GSFIBU=/OP0/OO120 /OP0 schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes aus. Dies ist zur 럑derung der Overlaygr붳e erforderlich, da sonst die maximale Overlaygr붳e nur 64 kB betr꼏t. (Die Voreinstellung, ohne die Umgebungsvariable GSFIBU, ist /OP1, was die Verwendung des Pageframes erm봥licht.) Mit /OOxxx wird die Gr붳e des Overlaybereichs festgelegt. Diese kann zwischen 33 kB und 120 kB liegen, in obigem Beispiel sind es 120 kB. Bei dieser Overlay-Gr붳e erh봦t sich die Geschwindigkeit der Programmausf갿rung erheblich. Nachteil dabei ist nat걊lich, da� mehr Hauptspeicher ben봳igt wird. Um das Setzen dieser Umgebungsvariablen zu vereinfachen, liefern wir die Batchdatei SETFIBU.BAT mit. Zus꼝zlich zum 럑dern der Gr붳e des Overlay-Bereichs haben Sie die M봥lichkeit, die Verwendung von EMS und XMS komplett abzuschalten. Dies ist normalerweise nur erforderlich, wenn sich speicherresidente Programme im Hintergrund befinden, die auf diese Speicherbereiche "unsauber" zugreifen. M봥liche Parameter der Datei SETFIBU.BAT: SETFIBU BEREICH xxx Legt die Gr붳e des Overlaybereiches auf xxx KB fest. ------------------------------------------ Die Umgebungsvariable GSFIBU 12 SETFIBU KEINEMS Schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes f걊 den Overlaybereich ab. SETFIBU KEINUMB Schaltet die Verwendung von UMB-Speicher f걊 den Overlay-Bereich ab. SETFIBU KEINCACHE Nicht ben봳igte Programmteile werden aus- schlie�lich auf Festplatte ausgelagert. SETFIBU AUTO Schaltet die Standardvorgaben ein (Aufruf nur erforderlich, wenn vorher mit SETFIBU Einstellungen vorgenommen wurden). Mehrfacher Aufruf dieser Batchdatei hat zur Folge, da� mehrere der Optionen gew꼑lt werden. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 13 6. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG Achten Sie auf die unteren beiden Zeilen des Bildschirmes. Dort werden st꼗dig Hinweise und Statusinformationen angezeigt, z. B. welcher Mandant gerade ausgew꼑lt ist oder mit welchen Tasten Datens꼝ze angesehen, eingef갾t oder gel봲cht werden k봭nen. 6.1 Listen Tastenbelegung: --------------- Ansehen und 럑dern des aktuellen Datensatzes, der durch den Auswahlbalken hervorgehoben wird. Anlegen eines neuen Datensatzes. L봲chen des aktuellen Datensatzes. der Auswahlbalken wandert einen Datensatz (eine Zeile) nach oben. der Auswahlbalken wandert einen Datensatz nach unten. Es wird eine Seite nach oben gebl꼝tert. Es wird eine Seite nach unten gebl꼝tert. + Die Liste springt zum ersten Datensatz. + Sprung zum letzten Datensatz. Der aktuelle Datensatz wird markiert oder, wenn er bereits markiert ist, wieder ent- markiert. Ende des aktuellen Programmteiles bzw. des Programmes. Suchfunktion: ------------- Innerhalb der Listen von GS-FIBU k봭nen Sie suchen, indem Sie einfach den gew걆schten Suchbegriff direkt in der Liste eingeben und mit best꼝igen. Geben Sie beispielsweise in der Sachkontenliste eine Zahl ein, sucht GS-FIBU nach der Konto-Nummer. Geben Sie jedoch einen Buchstaben ein, sucht GS-FIBU nach der Konto-Bezeichnung. Die Liste wird dann automatisch entsprechend umsortiert. Beispiel: Mandantenliste ------------------------ Mit der Eingabe eines Buchstabens oder einer Zahl, direkt aus der Liste heraus, k봭nen Sie je nach Sortierreihenfolge entweder die Mandanten-Nummer oder Postleitzahl (wenn Sie eine Zahl eingeben), oder den Suchbegriff oder Ort (wenn Sie einen Buchstaben eingeben) suchen. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 14 Beispiel: Die Liste ist nach Nummer sortiert. Sie geben direkt aus der Liste eine Zahl ein. Dann erscheint ein kleines Suchfenster genau an der Position, wo sich der Leuchtbalken in der Liste gerade befindet. Diese Zahl bedeutet dann, das die Nummer gesucht wird. Geben Sie unter dieser Sortierreihenfolge einen Buchstaben ein, wird nach Suchbegriff gesucht. Ist die Liste nach Postleitzahl oder Ort sortiert und Sie geben eine Zahl ein, bezieht sich die Suche auf die Postleitzahl. Geben Sie wiederum einen Buchstaben ein, bezieht sich die Suche auf den Ort. 6.2 Men걌 Die obere Bildschirmzeile enth꼕t die Auswahlpunkte des im momentanen Programmteil aktiven Men걌. 쉇er solche Men걌 kann der Ablauf des ganzen Programmes gesteuert werden. Beispiel: Nach dem Programmstart befinden Sie sich im Hauptmen�. Dr갷ken Sie die -Taste und lassen Sie sie wieder los. Der Men걈unkt "BUCHEN" wird mit einem Balken farbig unterlegt, woran Sie das aktivierte Men� immer erkennen k봭nen. Mit den Tasten und bewegen Sie sich von einem Punkt des Hauptmen걌 zum n꼊hsten, also z. B. von "BUCHEN" zu "AUSWERTEN". Mit oder 봣fnen Sie das zum jeweiligen Hauptmen걈unkt geh봱ende Untermen�. Dieses 봣fnet sich von selbst, wenn Sie von einem Hauptmen걈unkt zum anderen wandern. Innerhalb der Untermen걈unkte bewegen Sie sich mit den Tasten bzw. . W꼑len Sie den Untermen걈unkt, auf dem sich der Men갶alken befindet, mit der -Taste, z. B. "BUCHEN - STAPELBUCHUNGEN": Sie befinden sich dann in der Buchungsmaske der Stapelbuchungen. Sie k봭nen diesen Bereich wieder verlassen, indem Sie dr갷ken. Hinter der Bezeichnung einiger Men걈unkte sehen Sie einen Pfeil. Dies bedeutet, da� sich dahinter ein weiteres Men� "verbirgt". W꼑len Sie z. B. "BUCHEN - JAHRESABSCHLUSS", erhalten Sie noch die Men갵uswahl, welchen Abschluss Sie vornehmen m봠hten. Men걈unkte, hinter deren Bezeichnung der Name einer Funktionstaste steht, k봭nen alternativ auch durch Dr갷ken dieser Taste aufgerufen werden. Beispiel: "DIENSTE - DOS-SHELL ". Dr갷ken Sie die Taste innerhalb des Hauptmen걌, k봭nen Sie GS-FIBU dar갶er verlassen. Die farbig hervorgehobenen Buchstaben der Men걈unkte werden Hotkeys, (direkt 갶ersetzt: "Hei�e Tasten") genannt. 쉇er diese ist eine schnelle, direkte Anwahl von Men걈unkten m봥lich. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 15 6.3 Masken Die Eingabe von Daten (abgesehen von Flie�texten wie Bemerkungen) erfolgt in sogenannte Masken. Dr갷ken Sie z.B. in der Mandantenliste die -Taste. Durch diese Taste teilen Sie GS-FIBU mit, da� ein neuer Mandant angelegt werden soll. Nach einer Nummervergabe 봣fnet sich ein Fenster mit einer Adre�maske, die noch keine Daten enth꼕t. Bewegen Sie sich innerhalb dieser Maske mit folgenden Tasten: Das n꼊hste Feld wird angew꼑lt Das n꼊hste Feld wird angew꼑lt Das vorherige Feld wird angew꼑lt Sprung an das Ende der Eingabemaske Sprung an den Anfang der Eingabemaske. + Sprung an das Ende der Eingabemaske + Sprung an den Anfang der Eingabemaske Verlassen der Maske mit Speichern der Eingaben Wenn Sie sich auf dem letzten Feld einer Maske befinden und dr갷ken, wird diese ebenfalls verlassen. BITTE BEACHTEN: Um unn봳ige Tastendr갷ke zu sparen, wurde in der aktuellen Version von GS-FIBU an den meisten Stellen auf die Sicherheitsabfrage "... sichern J/N" verzichtet. Bei einigen Feldern erscheint auf der unteren Zeile rechts der Schriftzug "TAB". Dies bedeutet, da� durch Dr갷ken der Tabulator-Taste eine Auswahlliste ge봣fnet werden kann. Beim Feld "Anrede" schl꼏t das Programm Ihnen z. B. "Herr" oder "Frau" vor. Bewegen Sie den Balken innerhalb der Liste auf die gew걆schte Anrede und dr갷ken , wird der entsprechende Eintrag automatisch 갶ernommen. Mit schlie�en Sie die Auswahl, ohne Daten갶ernahme. Auch in anderen Masken gibt es Felder, bei denen eine Auswahl mit m봥lich ist. Achten Sie einfach auf den Schriftzug "TAB" unten rechts. Besondere Tasten innerhalb der Eingabefelder: Umschalten vom Einf갾e- zum 쉇erschreiben- Modus. In welchem Modus Sie sich gerade befinden, erkennen Sie an der Gr붳e des Cursors. Dieser erscheint als Unterstrich, wenn Einf갾en gew꼑lt ist und beim 쉇er- schreiben als Viereck. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 16 Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach rechts. Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach links Das Zeichen, auf dem sich der Cursor gera- de befindet, wird gel봲cht. Das Zeichen links vom Cursor wird gel봲cht. + Der Feldinhalt rechts vom Cursor wird ge- gel봲cht (incl. dem Zeichen, auf dem der Cursor gerade steht). + Das Wort rechts vom Cursor wird gel봲cht. Der Cursor springt zum Feldende. Der Cursor springt zum Feldanfang. + Der Cursor springt zum n꼊hsten Wort- anfang. + Der Cursor springt zum vorherigen Wort- anfang. 6.4 Das Hilfssystem 쉇erall im Programm steht Ihnen das Hilfssystem von GS-FIBU zur Verf갾ung. Dr갷ken Sie einfach die Taste . Abh꼗gig vom Programmteil, in dem Sie sich gerade befinden, wird der jeweils passende Hilfstext aufgerufen. Diese Hilfstexte k봭nen Sie selbst 꼗dern und erweitern, wenn Sie unter "EINSTELLUNGEN - ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN" angegeben haben, da� die Hilfstexte vom Anwender editiert werden d걊fen. Haben Sie 럑derungen an einem Hilfstext vorgenommen, werden Sie vor dem Verlassen der Hilfe oder bei Anwahl eines anderen Hilfstextes gefragt, ob dieser gesichert werden sollen. Es erscheint ein Abfragefenster (auch "Requester" genannt) mit den M봥lichkeiten "Ja", "Nein" und "Abbruch". Abbruch bewirkt, da� Sie zur갷k zum gerade bearbeiteten Hilfstext gelangen. Gleichbedeutend ist das Dr갷ken der -Taste. Geben Sie, je nachdem, ob Sie den Text speichern wollen oder nicht, "J" oder "N" ein. ACHTUNG: Bitte bedenken Sie, da� bei einem Programm-Update, d.h. beim Aufspielen einer neuen Version von GS-FIBU, 럑derungen in der Hilfe nicht erhalten bleiben! Das Hilfsfenster hat ein eigenes Men�. Genau wie das Hauptmen� kann es durch Dr갷ken der -Taste aktiviert werden. Die Men걈unkte im einzelnen: Index: ------ Es erscheint eine Auswahlliste mit allen vorhandenen Hilfstexten in alphabetischer Reihenfolge. Dr갷ken Sie eine Buchstabentaste, springt die Liste auf den ersten damit beginnenden Text. (Ist kein passender Text vorhanden, passiert gar nichts.) -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 17 Allgemein: ---------- Der Text "Allgemeine Hilfe" wird aufgerufen. Sie erfahren dort einiges zur Programmbedienung. Zur Hilfe: ---------- Die M봥lichkeiten und Funktionen des Hilfe-Systems von GS-FIBU werden erl꼞tert. Suchen: ------- Sie k봭nen nach beliebigen Worten innerhalb aller Hilfstexte suchen. Es erscheint ein Eingabefenster, in das Sie den gew걆schten Suchbegriff oder einen Teil davon eingeben, z. B. "FIBU". Best꼝igen Sie Ihre Eingabe mit . Wird der Begriff gefunden, zeigt das Hilfesystem den zugeh봱igen Hilfstext. Bei nochmaliger Suche wird der gleiche Suchbegriff vorgeschlagen, den Sie best꼝igen oder 꼗dern k봭nen. Wird nichts passendes gefunden, 봣fnet sich ein Abfragefenster, das Ihnen den Sachverhalt mitteilt und als einzige Auswahlm봥lichkeit "OK" anbietet. Best꼝igen Sie mit . Produktinformation: ------------------- Der Hilfstext "Produktinformation" mit Informationen 갶er Gandke & Schubert, den Shareware-Vertriebsweg ... wird angezeigt. 6.5 Abfragefenster (Requester) Wenn das Programm Ihnen eine Frage stellt, z. B. "Eingaben sichern?", wird ein Abfragefenster ge봣fnet. Befinden Sie sich im Hauptmen� und dr갷ken , fragt GS-FIBU "Wollen Sie GS-FIBU wirklich verlassen?". Unterhalb der Frage sehen Sie zwei K꼜ten mit den Schriftz갾en "Ja" und "Nein". Es gibt mehrere M봥lichkeiten, diese Frage zu beantworten: - Dr갷ken Sie den Buchstaben der gew걆schten Auswahl, der farbig hervorgehoben ist (Hotkey), also "J" f걊 "Ja" oder "N" f걊 "Nein". Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Gro�- oder Kleinbuchstabe eingegeben wird. - Eine der m봥lichen Antworten ist aktiv. Sie erkennen das an dem doppelten Rahmen des Kastens. Bet꼝igen Sie die -Taste, best꼝igen Sie diese Option. Mit den Tasten , bzw. und + bewegen Sie den doppelten Kasten von einer Auswahl zur n꼊hsten und k봭nen dann mit ausw꼑len. Es gibt au�erdem noch Requester mit nur einer einzigen Abfrage. Sie haben dort keine gro�e Auswahl sondern m걌sen die Vorgabe, in der Regel "OK", best꼝igen. Dies ist z. B. bei der Meldung "Wirtschaftsjahr ist ung걄tig!" der Fall. Diese Abfragefenster haben rein informativen Charakter. ---------------------------------- Gemeinsame Nutzung des Datenbestands 18 7. GEMEINSAME NUTZUNG DES DATENBESTANDS Da alle neuen Programme von Gandke & Schubert der "Serie 2", also GS-Auftrag 2.xx , GS-Adressen 2.xx und GS-Fibu 1.xx auf einen ge- meinsamen Datenbestand zugreifen, ist bei allen Mandanten, Kunden und Lieferanten die Adresse eine Art "Oberbegriff". Diese Adresse wird in einer Datei "Adresse.Dbf" gespeichert. Diese Datei beinhaltet alle Adressen, die in irgendeinem Programm der "Serie 2" eingegeben wurden. Erst nach Eingabe der Adresse wird in den einzelnen Programmen festgelegt, was diese Adresse darstellen soll. In GS-FIBU entweder einen Mandanten, Kunden oder Lieferanten. Anschlie�end sind in GS-FIBU noch weitere Anpassungen notwendig, um aus einer Adresse eben einen Mandanten, Kunden oder Lieferanten zu erstellen. Beim Mandanten beinhalten diese Anpassungen z. B., da� ein Verzeichnis mit der Mandantennummer und ein erster Jahrgang, wiederum in einem eigenen Verzeichnis, angelegt wird. Anschlie�end werden alle ben봳igten Dateien automatisch im entsprechenden Verzeichnis erstellt. Nun k봭nen Sie diesen Mandanten aber noch nicht bearbeiten, denn er mu� zuerst 갶er "MANDANT W랧LEN" oder mit + zur Bearbeitung ausgew꼑lt werden und erst dann k봭nen Sie diesen Mandanten bearbeiten! ------------------------------------------------- Programmstart GS-FIBU 19 8. PROGRAMMSTART GS-FIBU Nachdem Sie GS-FIBU gestartet haben, wartet das System auf die Eingabe einer Sachbearbeiter-Kennung. Anhand dieser Kennung wird eine Stapeldatei nur f걊 diesen Sachbearbeiter eingerichtet. Damit soll verhindert werden, das verschiedene Mitarbeiter ein und denselben Stapel bearbeiten k봭nen. Ist ein Sachbearbeiter-K걊zel noch nicht in GS-FIBU vorhanden, er- scheint eine Abfrage, ob die Anwender-Dateien eingerichtet werden sollen. Best꼝igen Sie diese Abfrage mit "JA", werden die notwendigen Dateien automatisch erstellt. Nach Eingabe der Sachbearbeiter-Kennung wird gepr갽t, ob der zuletzt von Ihnen bearbeitete Mandant noch in GS-FIBU vorhanden ist. Es kann vorkommen, da� dieser Mandant nicht mehr vorhanden ist, und zwar deshalb, weil ein anderer Anwender in GS-FIBU oder GS-Auftrag 2.xx diesen Mandanten gel봲cht hat. Ist das der Fall, m걌sen Sie aus einer Auswahlliste einen neuen Mandanten und anschlie�end einen neuen Jahrgang w꼑len. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 20 9. STAMMDATEN Die Stammdatenverwaltung ist das Herzst갷k von GS-FIBU. Ohne diese Stammdaten k봭nen keine Bewegungsdaten erfasst werden. Daten, wie z. B. Kontenrahmen und Steuers꼝ze, werden von GS-FIBU bereits komplett eingerichtet mitgeliefert. Andere, wie z. B. Mandanten, Kunden, Lieferanten und Bankleitzahlen, m걌sen Sie selbst definieren. Sollten Sie bereits Programme der "Serie 2" von Gandke & Schubert einsetzen, kann es vorkommen, da� in den Mandanten-, Kunden- oder Lieferantenlisten schon Eintr꼏e vorhanden sind, obwohl Sie selbst keine Eintr꼏e vorgenommen haben. Diese entstehen, wenn Sie z. B. in GS-Auftrag 2.xx Mandanten, Kunden oder Lieferanten erfasst haben. Diese Eintr꼏e stellen f걊 GS-FIBU jedoch lediglich eine Adresse dar und m걌sen noch eingerichtet werden. 9.1 Stammdaten - Allgemeine Adre�maske Wenn Sie einen neuen Mandanten, Kunden oder Lieferanten anlegen, ist diese Maske leer. Beachten Sie bitte, da� der Suchbegriff und die Kurzbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind. Suchbegriff-Firma/Vorname-Name: ------------------------------- Mit k봭nen Sie bei Neuanlage aus den bereits vorhandenen Adressen aus GS-Adressen 2.xx eine Adresse ausw꼑len und in die Maske 갶ernehmen. In dieser Auswahlliste werden alle Adressen angezeigt, die im Programmsystem vorhanden sind. Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, so beachten Sie bitte die unterschiedliche Schreibweise bei Firmennamen und Personen. Handelt es sich um einen Firmennamen wie z.B. "Gandke & Schubert", geben Sie hier genau diese Bezeichnung ein. Bei Personennamen geben Sie bitte zuerst den Nachnamen, gefolgt von einem Komma und anschlie�end den Vornamen ein, z.B. "M걄ler, Fritz". Nach Best꼝igung Ihrer Eingabe durch werden dann die Eingabefelder "FIRMA/VORNAME" und "NAME" automatisch gef걄lt. Kurzbezeichnung: ---------------- Diese Kurzbezeichnung ist, wie oben bereits erw꼑nt, zwingend vorgeschrieben und wird sp꼝er 갶erall im Programm, zus꼝zlich zur eigentlichen Mandanten-, Kunden oder Lieferantennummer, mitangezeigt. Anrede: ------- Mit gelangen Sie in eine Auswahlliste, aus der Sie mit eine Anrede 갶ernehmen k봭nen. Sie k봭nen in dieser Auswahl auch 갶er ein eigenes Men� neue Vorgaben definieren. Nach Eingabe der Anrede wird das Eingabefeld Briefanrede automatisch mit "Sehr geehrte Damen und Herren," gef걄lt. Zusatz: ------- Hier sollten Sie z.B. eine Branchenbezeichnung eingeben. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 21 Kontaktperson/Briefanrede: -------------------------- Wenn dieses Feld leer bleibt, wird auch die Briefanrede nicht ge꼗dert. Geben Sie allerdings eine Kontaktperson an, wie z.B. "Herr M걄ler", wird die Briefanrede automatisch auf "Sehr geehrter Herr M걄ler," ge꼗dert. Geben Sie "Frau M걄ler" ein, 꼗dert sich die Briefanrede wiederum automatisch auf "Sehr geehrte Frau M걄ler,". Die Kontaktperson hat demnach f걊 die Erstellung der Briefan- rede Vorrang vor der Anrede. ------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 22 9.2 Stammdaten - Mandanten (Firmen) Die Mandantenverwaltung von GS-FIBU ist sozusagen der Obergriff vom gesamtem Programmsystem. Durch die 5-stellige Mandanten-Num- mer, 갶rigens ab 1993 auch neuer DATEV-Standard, ist eine Verwaltung von fast beliebig vielen Firmen buchhaltungsm꾞ig in GS-FIBU m봥lich. Ist noch kein Mandant angelegt, werden Sie vielleicht schon bemerkt haben, das einige Men걈unkte aus dem Hauptmen� in hellem Grau erscheinen und nicht anzuw꼑len sind. Dies bedeutet, da�, nur wenn ein Mandant im System vorhanden ist, diese Punkte aktiviert und somit bearbeitet werden k봭nen. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Mandantendaten bearbeiten - Neuen Mandanten anlegen - Mandanten l봲chen - Suchen nach Suchbegriff oder Ort - Suchen nach Mandanten-Nr. oder Postleitzahl - Sortieren der Mandantenliste - Notizblock zum Mandanten - Ende 9.2.1 Mandanten neu anlegen Sie haben zwei M봥lichkeiten einen Mandanten neu anzulegen. Entweder direkt 갶er diesen Men걈unkt, oder Sie dr갷ken aus der Liste heraus. In beiden F꼕len erscheint ein kleines Fenster mit der n꼊hsten zu vergebenden Mandanten-Nummer. Diese k봭nen Sie 꼗dern, allerdings wird dann gepr갽t, ob diese Nummer nicht bereits vorhanden ist. Nach erfolgreicher Nummernvergabe erscheint dann die Adre�maske (siehe oben). Nachdem Sie alle Eingaben erstellt haben, k봭nen Sie mit oder die Eingabemaske verlassen. Die von Ihnen neu angelegte Adresse ist jedoch noch nicht voll f걊 GS-FIBU eingerichtet, deshalb erscheint nach Verlassen der Eingabemaske die Frage, ob Sie diese Einrichtung vornehmen wollen. Anmerkung: Ein nicht voll eingerichteter Mandant kann in GS- FIBU nicht bearbeitet werden! Sie sollten deshalb diese Einrichtung sofort an Ort und Stelle durchf갿ren. Mandanten einrichten: --------------------- Es erscheint eine Auswahlliste mit den vorhanden Kontenrahmen. W꼑len Sie einen Kontenrahmen mit den und 갶ernehmen diesen dann mit . Anschlie�end wird ein Verzeichnis mit der Mandantennummer und ein erster Jahrgang, wiederum in einem eigenen Verzeichnis, angelegt. Dabei werden alle ben봳igten Dateien automatisch im entsprechenden Verzeichnis erstellt. ------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 23 Zum Schlu� erscheint ein Fenster mit dem Vorschlag f걊 das 1. Wirtschaftsjahr. Dieser Vorschlag besteht aus dem ersten und dem letzten Tag des aktuellen Jahres. Sie k봭nen nun 럑derungen an diesem Wirtschaftsjahr vornehmen, in dem Sie einfach das Datum "von" und Datum "bis" 꼗dern. Durch diese M봥lichkeit sind in GS-FIBU alle abweichenden Wirtschaftsjahre oder auch Rumpfjahre m봥lich. Aufgrund des hier definierten Zeitraums f걊 ein Wirtschafts- jahr werden sp꼝er beim Jahresabschluss alle weiteren Jahr- g꼗ge automatisch vorgeschlagen. Dort k봭nen Sie wiederum die Daten 꼗dern. 9.2.2 Mandanten ansehen/꼗dern Hier erscheint die Adressmaske des Mandanten. Sie k봭nen hier alle Eingaben 꼗dern. 9.2.3 Mandanten l봲chen Sie k봭nen jeden Mandanten zu jeder Zeit l봲chen, sollten allerdings gr붳te Vorsicht walten lassen. Obwohl beim L봲chen eines Mandanten mehrere Sicherheitsabfragen erscheinen, ist nach Best꼝igung aller Abfragen � ALLES WEG � !!! D.h. auch, da� die Mandantendaten von GS-Auftrag 2.x gel봲cht sind. Sollten Sie sich also entschlie�en, den Mandanten zu l봲chen, werden alle vorhandenen Jahrg꼗ge (nat걊lich auch alle Buchungen) und der Mandant gel봲cht! Also bitte vorher genau 갶erlegen, ob Sie wirklich alles l봲chen wollen ! 9.2.4 Notizblock Mit oder 갶er diesen Men걈unkt k봭nen Sie den Notizblock eines Mandanten aufrufen. Dieser wird wiederum von allen Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diesen Adresse bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit haben Sie die M봥lichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text einzuf갾en. 9.2.5 Einstellungen USt-ID-Nr.: ----------- Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer f걊 die Umsatzsteuer-Voranmeldung an. Externe OP-Bearbeitung m봥lich ? -------------------------------- Normalerweise ist die externe OP-Bearbeitung in GS-FIBU gesperrt, da der Buchungsimport 갶er externe Stapel abl꼞ft, d.h. die Buchungen k봭nen von jedem beliebigen anderen Programm 갶ernommen werden. Dadurch ist es nicht m봥lich eine R갷kmeldung an das externe Programm zu liefern, ob ein OP ausgeziffert wurde, usw. ------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 24 Wollen Sie jedoch die externen Buchungen weiterbearbeiten, stellen Sie bitte diesen Schalter auf . Sie m걌sen dann selbst darauf achten, da� die 럑derungen im externen Programm mitgepflegt werden. Debitoren-/Kreditorennummern-Schrittweite: ------------------------------------------ Dieser Wert legt fest, in welchem Gr붳enabstand die Debitoren- und Kreditorennummern bei der Neuanlage vorgeschlagen werden. Doppelte Vergabe von Debitoren- oder Kreditoren-Nummern: -------------------------------------------------------- Stellen Sie den Schalter auf "J" wenn Sie mehreren Kunden oder Lieferanten die gleiche Konto-Nummer zuordnen wollen. Sammelkonten: ------------- Mit k봭nen Sie die entsprechenden Sammelkonten f걊 Forderungen, Verbindlichkeiten, Gew꼑rte Skonti und Erhaltene Skonti aus einer Kontenliste w꼑len und hier festlegen. Immer, wenn im OP-Bereich gebucht wird, werden entsprechende Buchungsvorg꼗ge automatisch auf diesen Konten festgehalten. ------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 25 Das gleiche gilt f걊 Saldovortragskonten. 9.2.6 Postanschrift Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie 럑derungen w걆schen, k봭nen Sie die Postanschrift direkt 꼗dern. Mit k봭nen Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten wiederholen. Mit eine Zeile l봲chen und mit eine Zeile einf갾en. 9.2.7 Bankverbindungen Geben Sie hier die Bankverbindungen des Mandanten ein. Mit rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie k봭nen dann eine Bankverbindung ausw꼑len und mit in die Maske 갶ernehmen. 9.2.8 Anschrift-Finanzamt Geben Sie bitte hier s꼖tliche Daten des f걊 diesen Mandanten zust꼗digen Finanzamtes an. Diese Adresse, sowie die Steuernummer, werden sp꼝er in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ber갷ksichtigt. 9.2.9 Sortieren Mit k봭nen Sie die Mandantenliste umsortieren. Sie haben hier die M봥lichkeit die Liste nach Mandanten-Nummer, Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt wird. 9.2.10 Mandant w꼑len Wenn Sie einen anderen Mandanten bearbeiten wollen, k봭nen Sie diese Wahl aus der Mandantenliste heraus mit + vornehmen, oder direkt 갶er diesen Men걈unkt. Es erscheint dann eine Abfrage, ob Sie den aktuellen Mandanten zur Bearbeitung 갶ernehmen wollen. Sie m걌sen die Mandantenwahl jedoch nicht an dieser Stelle vornehmen, sondern k봭nen zu jeder Zeit, vorausgesetzt es ist ein Mandant in GS-FIBU vorhanden, die Mandantenwahl auch aus dem Hauptmen� heraus mit vornehmen. Dies erm봥licht einen schnellen Mandantenwechsel bei der Buchungsarbeit. Ebenfalls sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, das Sie mit im Hauptmen� jederzeit den zu bearbeitenden Jahrgang wechseln k봭nen. --------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 26 9.3 Stammdaten - Kunden (Debitoren) Ist noch kein Kunde angelegt, erfolgt eine Abfrage, ob Sie einen Kunden anlegen m봠hten. Wenn ja, erscheint eine Eingabemaske mit der n꼊hsten Kunden-Nummer (Debitoren-Nummer). In den Mandanten-Einstellungen k봭nen Sie die Schrittweite f걊 diesen Nummernvorschlag selbst definieren. Sie haben nun die M봥lichkeit den vorhandenen Eintrag zu 꼗dern. Dabei wird "normalerweise" gepr갽t, ob die von Ihnen eingegebene Nummer schon vorhanden ist, oder nicht. Sie k봭nen jedoch auch ein und dieselbe Kunden-Nummer mehrfach vergeben. Doppelte Vergabe von Kunden-Nummern: ------------------------------------ Normalerweise wird in GS-FIBU f걊 jeden Kunden ein neues Konto angelegt. Dies ist sicherlich bei Firmen mit kleinem Kundenkreis sinnvoll. Nun existieren ja auch eine Reihe gr붳erer Firmen mit sehr gro�em Kundenkreis. Wenn nun f걊 jeden Kunden eine eigenes Konto angelegt wird, ist es nur eine Frage der Zeit, bis niemand mehr durch die Kunden-Verwaltung blickt. Wenn Sie also Kunden nach bestimmten Kriterien zusammenfassen m봠hten (z.B. Diverse "M", Diverse "E", Kunden "S숧", usw.) m걌sen Sie in den "Mandanten-Einstellung" die "Doppelte Vergabe der Kunden-Nummern" zulassen (Schalterstellung ). Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Kundendaten bearbeiten - Neuen Kunden anlegen - Kunden l봲chen - Suchen nach Suchbegriff oder Ort - Suchen nach Kunden-Nr. oder Postleitzahl - Sortieren der Kundenliste - Notizblock zum Kunden - Ende 9.3.1 Kunden neu anlegen Sie haben zwei M봥lichkeiten einen Kunden neu anzulegen. Entweder direkt 갶er diesen Men걈unkt, oder Sie dr갷ken aus der Liste heraus. In beiden F꼕len erscheint ein kleines Fenster mit der n꼊hsten zu vergebenden Kunden-Nummer. Zur eigentlichen Bearbeitung des Kunden, beachten Sie bitte den Punkt "Stammdaten - Adre�maske". Dar갶er hinaus gibt es bei Kunden eine Besonderheit. Aufgrund der Eintr꼏e in den Feldern "Suchbegriff", "Land", "Plz" und "Ort" wird die Kontobezeichnung erstellt. Diese Kontobezeichnung wird genau in dieser Form in den gew꼑lten Kontenrahmen 갶ertragen, wenn ein Kunde neu angelegt wird. --------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 27 9.3.2 Kunden ansehen/꼗dern Hier erscheint die Adressmaske des Kunden. Sie k봭nen hier alle Eingaben 꼗dern. Beachten Sie bitte, da� der Eintrag unter "Kontobezeichnung" ebenfalls ge꼗dert und diese 럑derung wiederum automatisch in den aktuellen Konterahmen 갶ertragen wird. 9.3.3 Kunden l봲chen Sie k봭nen jeden Kunden zu jeder Zeit l봲chen. Jedoch wird vorher gepr갽t, ob Buchungen mit diesem Konto vorhanden sind. Wenn ja, darf dieser Kunde nicht gel봲cht werden. Im anderen Fall wird die Adresse aus GS-FIBU entfernt und das Konto des Kunden gel봲cht! 9.3.4 Notizblock Mit oder 갶er diesen Men걈unkt k봭nen Sie den Notizblock eines Kunden aufrufen. Dieser wird wiederum von allen Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diese Adresse bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit haben Sie die M봥lichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text einzuf갾en. 9.3.5 Einstellungen Tage netto: ----------- Geben Sie die Anzahl der Tage ein, in der ein Kunde die Rech- nungssumme zu zahlen hat. Skonto %, Skontotage: --------------------- Hier legen Sie fest, auch zu sp꼝eren 쉇erwachungszwecken bei der Buchungsarbeit, wieviel Skonto ein Kunde innerhalb welchen Zeitraums vom Rechnungsgesamtbetrag einbehalten darf. USt-ID-Nr.: ----------- Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer des Kun- den an. --------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 28 9.3.6 Postanschrift Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie 럑derungen w걆schen, k봭nen Sie die Postanschrift direkt 꼗dern. Mit k봭nen Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten wiederholen. Mit eine Zeile l봲chen und mit eine Zeile einf갾en. 9.3.7 Bankverbindungen Geben Sie hier die Bankverbindungen Ihres Kunden ein. Mit rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie k봭nen dann eine Bankverbindung ausw꼑len und mit in die Maske 갶ernehmen. 9.3.8 Sortieren Mit k봭nen Sie die Kundenliste umsortieren. Sie haben hier die M봥lichkeit die Liste nach Kunden-Nummer, Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt wird. 9.3.9 Konten aktualisieren Wenn in anderen GS-Programmen neue Kunden erfasst wurden, sind diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch als Debitoren-Konto. Dieser Men걈unkt erm봥licht eine automatische Aktualisierung aller vorhandenen Kunden-Konten. Dabei wird die in der Eingabemaske festgelegte Konto-Bezeichnung und die Kunden-Nummer in den Kontenrahmen 갶ertragen. 쉇rigens steht dieser Men걈unkt auch bei der Buchungsarbeit zur Verf갾ung. Dieser aktualisiert dort jedoch automatisch alle Kunden- und Lieferantenkonten. ---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 29 9.4 Stammdaten - Lieferanten (Kreditoren) Ist noch kein Lieferant angelegt, erfolgt eine Abfrage, ob Sie einen Lieferanten anlegen m봠hten. Wenn ja, erscheint eine Eingabemaske mit der n꼊hsten Lieferanten-Nummer (Kreditoren- Nummer). In den Mandanten-Einstellungen k봭nen Sie die Schrittweite f걊 diesen Nummernvorschlag selbst definieren. Sie haben nun die M봥lichkeit den vorhandenen Eintrag zu 꼗dern. Dabei wird "normalerweise" gepr갽t, ob die von Ihnen eingegebene Nummer schon vorhanden ist, oder nicht. Sie k봭nen jedoch auch ein und dieselbe Lieferanten-Nummer mehrfach vergeben. Doppelte Vergabe von Lieferanten-Nummern: ----------------------------------------- siehe "Doppelte Vergabe von Kunden-Nummern." Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Lieferantendaten bearbeiten - Neuen Lieferant anlegen - Lieferant l봲chen - Suchen nach Suchbegriff oder Ort - Suchen nach Lieferanten-Nr. oder Postleitzahl - Sortieren der Lieferantenliste - Notizblock zum Lieferanten - Ende 9.4.1 Lieferant neu anlegen Sie haben zwei M봥lichkeiten einen Lieferanten neu anzulegen. Entweder direkt 갶er diesen Men걈unkt, oder Sie dr갷ken aus der Liste heraus. In beiden F꼕len erscheint ein kleines Fenster mit der n꼊hsten zu vergebenden Lieferanten- Nummer. Zur eigentlichen Bearbeitung des Lieferanten, beachten Sie bitte den Punkt "Stammdaten - Adre�maske". Dar갶er hinaus gibt es bei Lieferanten, wie auch bei Kunden eine Besonderheit. Aufgrund der Eintr꼏e in den Feldern "Suchbegriff", "Land", "Plz" und "Ort" wird die Kontobezeichnung erstellt. Diese Kontobezeichnung wird genau in dieser Form in den gew꼑lten Kontenrahmen 갶ertragen, wenn ein Kunde neu angelegt wird. ---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 30 9.4.2 Lieferant ansehen/꼗dern Hier erscheint die Adressmaske des Lieferanten. Sie k봭nen hier alle Eingaben 꼗dern. Beachten Sie bitte, da� der Eintrag unter "Kontobezeichnung" ebenfalls ge꼗dert und diese 럑derung wiederum automatisch in dem Konterahmen 갶ertragen wird. 9.4.3 Lieferant l봲chen Sie k봭nen jeden Lieferanten zu jeder Zeit l봲chen. Jedoch wird vorher gepr갽t, ob Buchungen mit diesem Konto vorhanden sind. Wenn ja, darf dieser Lieferant nicht gel봲cht werden. Im anderen Fall wird die Adresse aus GS-FIBU entfernt und das Konto des Lieferanten gel봲cht! 9.4.4 Notizblock Mit oder 갶er diesen Men걈unkt k봭nen Sie den Notizblock eines Lieferanten aufrufen. Dieser wird wiederum von allen Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diesen Adresse bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit haben Sie die M봥lichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text einzuf갾en. 9.4.5 Einstellungen Tage netto: ----------- Geben Sie die Anzahl der Tage ein, in der Sie bei Ihrem Lieferanten die Rechnungssumme begleichen m걌sen. Skonto %, Skontotage: --------------------- Hier legen Sie fest, auch zu sp꼝eren 쉇erwachungszwecken bei der Buchungsarbeit, wieviel Skonto Sie innerhalb welchen Zeitraums vom Rechnungsbetrag abziehen k봭nen. USt-ID-Nr.: ----------- Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer Ihres Lieferanten an. ---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 31 9.4.6 Postanschrift Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie 럑derungen w걆schen, k봭nen Sie die Postanschrift direkt 꼗dern. Mit k봭nen Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten wiederholen. Mit eine Zeile l봲chen und mit eine Zeile einf갾en. 9.4.7 Bankverbindungen Geben Sie hier die Bankverbindungen Ihres Lieferanten ein. Mit rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie k봭nen dann eine Bankverbindung ausw꼑len und mit in die Maske 갶ernehmen. 9.4.8 Sortieren Mit k봭nen Sie die Lieferantenliste umsortieren. Sie haben hier die M봥lichkeit die Liste nach Lieferanten-Nummer, Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt wird. 9.4.9 Konten aktualisieren Wenn in anderen GS-Programmen neue Lieferanten erfasst wurden, sind diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch als Kreditoren-Konto. Dieser Men걈unkt erm봥licht eine automatische Aktualisierung aller vorhandenen Lieferanten-Konten. Dabei wird die in der Eingabemaske festgelegte Konto-Bezeichnung und die Kunden-Nummer in den Kontenrahmen 갶ertragen. 쉇rigens steht dieser Men걈unkt auch bei der Buchungsarbeit zur Verf갾ung. Dieser aktualisiert dort jedoch automatisch alle Kunden- und Lieferantenkonten. ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 32 9.5 Sachkonten (Kontenrahmen) Dieser Punkt zeigt Ihnen alle Sachkonten, die im gew꼑lten Kontenrahmen vorhanden sind. Dabei ist zu beachten, da� Sach- konten in GS-FIBU immer 4-stellig sind und die Konten der Klasse "0" mit f갿renden Nullen aufgef걄lt werden. GS-FIBU wird bereits mit zwei komplett eingerichteten Kontenrahmen ausgeliefert. Die Auswahlm봥lichkeit haben Sie bei der Neuanlage eines Mandanten. Dabei handelt es sich um die Spezialkontenrahmen der DATEV - Skr03 und Skr04! Auch wenn die von uns mitgelieferten Kontenrahmen sehr gro� sind, sollten Sie keine Konten l봲chen. Die Kontenrahmen be- inhalten s꼖tliche Konten, die auch das Rechenzentrum in N걊nberg "DATEV" benutzt und zwar jeweils nach dem neuesten Stand. In GS-FIBU ist die Kontenauswahl beim Buchen so einfach wie m봥lich gestaltet. Sie werden sp꼝er selbst bemerken, da� es keinen Nachteil darstellt, einen Kontenrahmen mit 갶er 700 Konten in diesem Programm zu nutzen. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Konto bearbeiten/꼗dern - Neues Konto anlegen - Konto l봲chen - markieren bzw. Markierung aufheben - Liste sortieren - Suche nach Konto-Bezeichnung - Suche nach Konto-Nummer (bzw. Kontoklasse) - Ende ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 33 9.5.1 Konto neu anlegen Hiermit nehmen Sie ein neues Sachkonto in die Liste auf. Es erscheint wieder eine Eingabemaske auf dem Bildschirm, bei der Sie bitte beachten m걌sen, da� die Angaben Konto-Nummer, Konto-Bezeichnung und Kontoart zwingend vorgeschrieben sind. Fehlt eine dieser Angaben, wird das neue Konto nicht zugelassen und automatisch gel봲cht! Ebenso macht GS-FIBU darauf aufmerksam, wenn Sie eine bereits vorhandene Konto-Nummer nochmals vergeben wollen ! 9.5.2 Konto ansehen/꼗dern Mit gelangen Sie in eine Maske auf dem Bildschirm. Sie sehen nun die Daten des gew꼑lten Kontos und k봭nen diese 꼗dern. Beachten Sie bitte, das Konten, auf denen bereits gebucht wurde, lediglich in der Konto-Bezeichnung und in den einzelnen Druck-Positionen ge꼗dert werden k봭nen. 9.5.3 Konto l봲chen Sie k봭nen ein Sachkonto nur dann l봲chen, wenn eine interne Saldenpr갽ung in GS-FIBU ein positives Ergebnis liefert, d.h. wenn noch keine Buchung mit diesem Konto erfolgte. Wenn alle Pr갽ungen durchlaufen sind, wird zur Sicherheit nochmal abgefragt, ob Sie auch wirklich l봲chen wollen. Wenn ja, wird das Konto gel봲cht! 9.5.4 Markierte l봲chen Wenn Sie mehrere Konten gleichzeitig l봲chen wollen, k봭nen Sie mit der die entsprechenden Konten markieren und dann diesen Men걈unkt aktivieren. Anschlie�end werden alle markierten Sachkonten gel봲cht. Dabei werden ebenfalls wieder die Salden gepr갽t. Ist bei den markierten Konten ein Konto dabei, auf dem bereits Buchungen erfasst sind, wird dieses nicht gel봲cht. 9.5.5 Nicht-markierte l봲chen Sachverhalt wie oben, mit dem Unterschied, da� alle nicht-mar- kierten Konten werden gel봲cht. 9.5.6 Sortieren Mit , oder direkt 갶er das Men�, k봭nen Sie die Liste der Sachkonten umsortieren und anschlie�end je nach Sortier- reihenfolge entsprechend durch Eingabe eines Buchstabens oder einer Zahl suchen. 9.5.7 Dienstprogramme Sie k봭nen entweder alle Konten gleichzeitig markieren oder vorhandene Markierungen l봲chen oder alle Markierungen umkehr- ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 34 en. 9.5.8 Kontenvergleich Sollte Ihnen der Computer bei der Bearbeitung der Sachkonten einmal abgest걊zt sein, ist es m봥lich, da� in der hier ange- zeigten Liste Sachkonten existieren, die in der Saldendatei im entsprechenden Jahrgang jedoch nicht vorhanden sind oder umgekehrt. Folge: Sie k봭nen im Buchungsbereich Konten be- buchen, die eigentlich nicht existent sind, was zwangsl꼞fig zu Komplikationen f갿rt! Dieser Programmteil vergleicht nun beide Kontenrahmendateien miteinander, und zwar in der Form, da� die im Jahrgang vorhandenen Sachkonten gel봲cht und anschlie�end aufgrund der in der Liste angezeigten Konten neu erfasst werden. Dabei werden logischerweise s꼖tliche Salden gel봲cht. Im Anschlu� daran wird deshalb gefragt, ob Sie das Salden-Reorganisations- programm laufen lassen wollen. Sie sollten diese Frage mit "JA" beantworten, k봭nen jedoch auch sp꼝er dieses Modul nochmals unter "BUCHEN" starten. 9.5.9 Sachkonten-Erfassungsmaske Kontoart: --------- Als Kontoart stehen Ihnen mit 5 Auswahlm봥lichkeiten zur Verf갾ung. Aktivkonto, Passivkonto, Erl봲konto, Kostenkonto und Statistikkonto. Sie haben hier keine M봥lichkeit, diese Kontoart "von Hand" einzutragen. Sie m걌sen also 갶er eine Kontoart w꼑len und dann mit 갶ernehmen. Diese Feld ist 갶rigens neben der Konto-Nummer und Konto-Bezeichnung zwingend vorgeschrieben. Steuerschl걌sel: ---------------- Mit k봭nen Sie aus den definierten Steuers꼝zen den Satz aussuchen, der diesem Konto zugeordnet werden soll. Wenn Sie z.B. das Konto "8400 - Erl봲e 14% Umsatzsteuer" verwenden, kann durch Eingabe des Steuercodes f걊 den Steuersatz 14 % die Buchungsarbeit wesentlich vereinfacht werden. Die Steuer wird dann automatisch errechnet und in der Buchungsmaske angezeigt. Soll eine Konto keinen Steuersatz beinhalten, lassen Sie dieses Feld bitte leer (nicht Steuerschl걌sel "00" w꼑len)!! Steuer-Funktion: ---------------- Die Steuerfunktion ist ein ganz wichtiges Instrument, um zu pr갽en, ob Konten gegeneinander 갶erhaupt bebucht werden d걊fen, und bietet zus꼝zlich f걊 Sie eine weitere Plausibi- lit꼝spr갽ung! Mit erhalten Sie wiederum ein Liste aller m봥lichen Steuerfunktionen, die Sie mit dann in die Eingabemaske 갶ernehmen k봭nen. ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 35 "" = keine Einschr꼗kung: ------------------------- Diese Leereingabe schr꼗kt das Konto nicht ein, d.h. mit diesem Konto ist jeder Steuersatz und jede Steuerart (USt oder VSt) m봥lich. KU = keine Steuer zul꼜sig: --------------------------- Die Steuerfunktion "KU" sorgt daf걊, das mit diesem Konto keine Steuerberechnung m봥lich ist (z.B. das Konto "1200 Bank"). Dies bedeutet aber auch, das GS-FIBU pr갽t, ob sich der Steuerschl걌sel eines Kontos und die Steuerfunktion nicht gegenseitig wiedersprechen. Wenn Sie also beispiels- weise einem Konto den Steuerschl걌sel "14%" zuordnen und anschlie�end die Steuerfunktion "KU", erscheint eine Feh- lermeldung! M = nur Mehrwertsteuer zul꼜sig: -------------------------------- Die Steuerfunktion "M" sorgt daf걊, das ein mit dieser Steuerfunktion belegtes Konto nicht mit Vorsteuer gebucht werden kann (z.B. Konto "8400 - Erl봲e 14 % Umsatzsteuer")! V = nur Vorsteuer zul꼜sig: --------------------------- Die Steuerfunktion "V" sorgt daf걊, das ein mit dieser Steuerfunktion belegtes Konto nicht mit Mehrwersteuer ge- bucht werden kann (z.B. Konto "3400 - Wareneingang 14% Vorsteuer")! Finanzkonto (J/N): ------------------ Geben Sie hier "J" ein, wenn es sich bei einem neu angelegten Konto um ein Finanzkonto handelt, also Bank, Kasse, Postgiro, usw. Dieser Schalter wird lediglich ben봳igt, um bei der automatischen Vergabe der Belegnummer im Buchungsbereich reine Geldbuchungen (also Buchungen mit zwei Finanzkonten) als solche zu erkennen. Bilanz-Positionen / GuV-Position / UStVa-Position: -------------------------------------------------- Mit erhalten Sie jeweils eine Auswahlliste aller verf갾baren Positionen f걊 das entsprechende Formular (Auswertung). Diese Positionen enthalten die Druckposition eines Kontos in der entsprechenden Auswertung, d.h. bei einer Auswertung werden alle Konten mit der gleichen Druckposition zu einem Betrag "verdichtet". Die Bilanzauswertung enth꼕t jedoch je Konto zwei Druckpositi- onen. Nehmen wir beispielsweise das Bankkonto. Ist der Saldo des Kontos positiv, so wird der Betrag unter der Bilanzposi- tion "Schecks, Kassenbestand, usw." verdichtet. Ist der Saldo jedoch negativ, stellt dieser Sachverhalt eine Verbindlichkeit dar, die dann unter der Position "Verbindlichkeiten gegen갶er Kreditinstituten" zusammengefa�t wird. ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 36 Beispiel: --------- Auswertung : Bilanz Bilanzposition : Schecks, Kassenbestand, Guthaben ... Die Bilanzpostion f걊 diesen Posten hat die Bezeichnung "ADIV". Das h봱t sich unheimlich kompliziert an, ist aber bei n꼑erer Betrachtung logisch. "A" steht f걊 � AKTIV � = Aktivseite der Bilanz "D" steht f걊 � UMLAUFVERM섻EN � = Punkt "D" der Aktivseite "IV" steht f걊 � SCHECKS, ... � = Punkt "IV" des Umlaufverm. Ein leeres Fomular mit allen Druckpositionen erhalten Sie, in dem Sie die Bilanz, GuV oder Umsatzsteuer-Voranmeldung unter dem Men걈unkt "FORMULARE/AUSWERTUNGEN" als Probe-Druck ausdrucken. Sie haben dann die M봥lichkeit, wenn Sie neue Konten anlegen, die beispielsweise zur Bilanz geh봱en (z.B. Finanzkonten), die entsprechende Druckposition direkt zuzu- ordnen. ---------------------------------------------- Stammdaten - Steuers꼝ze 37 9.6 Steuers꼝ze definieren Sie k봭nen mit GS-FIBU bis zu 20 Vorsteuer- und Umsatzsteuers꼝- ze definieren und bearbeiten. Die Steuers꼝ze sind zentral f걊 das ganze Programmsystem vorhanden, d.h. es wird erstens nicht nach Mandanten getrennt und zweitens greift z.B. auch GS-Auftrag 2.xx auf diese Steuers꼝ze zu. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Steuersatz bearbeiten/꼗dern - Ende - Kontenauswahlliste Jeder Steuersatz beinhaltet eine Kennung (Steuercode), eine Bemerkung, einen alten Prozentsatz, ein 럑derungsdatum, einen neuen Prozentsatz, diverse Kontenzuordnungen sowie die Unter- scheidung, ob dieser Satz als Reisekosten-Steuersatz gelten soll oder nicht. Au�erdem k봭nen Sie noch festlegen, ob aus Buchungen mit dem entsprechenden Steuersatz, der Steuerbetrag mittels Multiplikator errechnet werden soll, oder nicht. Die Steuerdatei wird nach Neuanlage eines Mandanten bereits voll mit 10 Steuers꼝zen und Kontenzuordnungen (abh꼗gig vom gew꼑l- ten Kontenrahmen) erstellt. Die Punkte im einzelnen: Kennung: -------- Diese Kennung ist nichts anderes als eine laufende Nummer, die in GS-FIBU h꼞fig als "Steuercode" bezeichnet wird. 쉇er diesen Code wird der Steuersatz definiert und auch in Buchungen aufgerufen. Bemerkung: ---------- Wenn Sie hier eine m봥lichst genaue Bezeichnung des Steuersatzes eingeben, k봭nen Sie sp꼝er bei der Buchungsarbeit den richtigen Steuersatz schneller finden. Alter Prozentsatz: ------------------ Mit dem hier eingetragenen Wert wird immer dann der Steuerbetrag errechnet, wenn das Buchungsdatum kleiner als das 럑derungsdatum ist. Wenn z.B. ab 01.01.1993 der Mehrwertsteuersatz 15% betr꼏t, m걌sen Sie hier 14% eintragen. Bei Buchungen im Jahre 1992 wird dann automatisch mit 14% gerechnet, w꼑rend bei Buchungen aus dem Jahr 1993 mit 15% gerechnet wird! 럑derungsdatum: --------------- Geben Sie hier bitte das Datum der letzten 럑derung des ent- sprechenden Steuersatzes ein. ---------------------------------------------- Stammdaten - Steuers꼝ze 38 Neuer Prozentsatz: ------------------ Mit diesem Prozentsatz wird bei Buchungen ab 럑derungsdatum gerechnet. Reisekosten: ------------ Wenn Sie einen Reisekostensteuersatz definieren, m걌sen Sie diesen Schalter auf "J" stellen. Der Steuerbetrag wird bei Rei- sekosten anders errechnet. Berechnung mit Multiplikator: ----------------------------- Normalerweise errechnet GS-FIBU bei der Steuerberechnung zuerst den Nettobetrag, indem der Bruttobetrag durch den entsprechenden Divisor (bei 14% -> 1,14) dividiert wird. Die Differenz zwischen Brutto- und Nettobetrag ergibt den Steuerbetrag. Es gibt jedoch noch eine weitere, sehr verbreitete andere Metho- de, den Steuerbetrag zu errechnen. Und zwar die Berechnung durch einen Multiplikator. Dieser Mutliplikator ist dann auf den Bruttobetrag anzuwenden und errechnet sich wie folgt: Beispiel: 14 % Steuersatz, Bruttobetrag folglich: 114 % 14 Umsatzsteuer = ----- = 0,1228 (Multiplikator) 114 Der Steuerbetrag errechnet sich nun aus Bruttobetrag multipli- ziert mit dem entsprechenden Multiplikator. Sollte sich in GS-FIBU bei der automatischen Errechnung der Umsatzsteuer eine Differenz zu Ihren Rechnungsunterlagen ergeben, kann es sein, das mit Multiplikator gerechnet wurde. Stellen Sie diesen Schalter dann auf "J". Die Multiplikatoren f걊 den alten und den neuen Steuersatz werden dann automatisch noch o.g. Formel berechnet und eingetragen. Wie schnell Rundungsdifferenzen durch diese unterschiedliche Berechnung entstehen k봭nen, m봠hte ich an folgendem Beispiel erl꼞tern. Der Bruttobetrag einer Rechnung soll 22.800,00 DM incl. 14% MwSt betragen. 1. Berechnung mit Divisor: -------------------------- Bruttobetrag 22.800,00 Nettobetrag = ------------ = --------- = 20.000,00 Divisor 1,14 Steuerbetrag = 22.800,00 - 20.000,00 = 2.800,00 ======== ---------------------------------------------- Stammdaten - Steuers꼝ze 39 2. Berechnung mit Multiplikator: -------------------------------- Steuerbetrag = Bruttobetrag * Multiplikator Steuerbetrag = 22.800,00 * 0,1228 = 2.799,84 ======== An diesem Beispiel erkennen Sie, da� selbst bei einer relativ geringen Bruttosumme von 22.800,00 DM schon Differenzen von 0,16 DM auftreten ! Sammelkonto Umsatzsteuer/Vorsteuer: ----------------------------------- Mit k봭nen Sie hier die Kontenauswahlliste aufrufen. Aus dieser Liste w꼑len Sie dann bitte das zum Steuersatz geh봱ende Konto f걊 die Umsatzsteuer bzw. f걊 die Vorsteuer. Diese Sammel- konten werden zum Beispiel f걊 die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgefragt. Immer wenn Sie eine Buchung mit einem Steuersatz buchen, wird der errechnete Steuerbetrag auf das hier angegebene Konto automatisch im Hintergrund gebucht. Skontokonto Umsatzsteuer/Vorsteuer: ----------------------------------- Wenn Sie Skonto gew꼑ren oder wenn Ihnen Skonto gew꼑rt wird, dann mu� bei der Sollverteuerung die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer korrigiert werden. Doch dazu an anderer Stelle mehr. Damit GS-FIBU diese Korrektur automatisch buchen kann, m걌sen zu jedem Steuersatz entsprechende Konten definiert werden. Mit k봭nen Sie wiederum die Kontenauswahlliste aufrufen und dort das entsprechende Konto w꼑len. HINWEIS: Die Skontokonten werden nur dann einen Sinn ergeben, wenn der Prozentsatz nicht gleich "0" ist. Bei steuer- freien Ums꼝zen ist deshalb keine Angabe notwendig! ------------------------------------------- Stammdaten - Bankleitzahlen 40 9.7 Bankleitzahlen-Verwaltung Die Bankleitzahlenverwaltung dient dazu, Ihnen die Eingabe von Bankverbindungen zu erleichtern. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Bankverbindung bearbeiten/꼗dern - Neue Bankverbindung anlegen - Bankverbindung l봲chen - markieren bzw. Markierung aufheben - Liste sortieren - Suche nach Bankbezeichnung - Suche nach Bankleitzahl - Ende ------------------------------------------- Stammdaten - Bankleitzahlen 41 9.7.1 Bank neu anlegen Hiermit nehmen Sie eine neue Bankverbindung in die Liste auf. Es erscheint eine Eingabemaske auf dem Bildschirm, bei der Sie bitte beachten m걌sen, da� beide Angaben, also Bankleitzahl sowie Bankbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind. Fehlt eine der beiden Angaben, wird die die neue Bankverbindung nicht zugelassen und automatisch gel봲cht! 9.7.2 Bank bearbeiten/꼗dern Durch dr갷ken der Taste erscheint eine Maske auf dem Bildschirm. Sie k봭nen nun die angezeigten Daten 꼗dern. 9.7.3 Bank l봲chen 쉇er diesen Punkt oder mit der Taste k봭nen Sie eine Bankverbindung l봲chen. 9.7.4 Markierte l봲chen Wenn Sie mehrere Banken gleichzeitig l봲chen wollen, k봭nen Sie mit der die entsprechenden Banken markieren und dann diesen Men걈unkt aktivieren. Anschlie�end werden alle markierten Banken gel봲cht. 9.7.5 Nicht-markierte l봲chen Sachverhalt wie oben, mit dem Unterschied, da� alle nicht-mar- kierten Banken werden gel봲cht. 9.7.6 Sortieren Mit , oder direkt 갶er das Men�, k봭nen Sie die Liste der Banken umsortieren und anschlie�end je nach Sortierreihen- folge entsprechend durch Eingabe eines Buchstabens oder einer Zahl suchen. 9.7.7 Dienstprogramme Sie k봭nen entweder alle Banken gleichzeitig markieren oder vorhandene Markierungen l봲chen oder alle Markierungen umkehr- en. ---------------------------------------------------------------- Buchen 42 10. BUCHEN Befassen wir uns nun mit dem Buchungsbereich von GS-FIBU. Sie wer- den sp꼝er feststellen, da� es sich dabei um einen sehr m꼊htigen Programmteil handelt. Aktive Tasten: ------------- - Men갵ufruf - Buchung 꼗dern - Neue Buchung anlegen - Buchung l봲chen - Liste sortieren - Suchen - Makrobuchungen - Buchungskreis / Splitting - Forderungen - Verbindlichkeiten - Buchung wiederholen + - Bruttobuchung + - Nettobuchung - Ende ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 43 10.1 Stapel-/Dialogbuchungen Vorerst m봠hte ich jedoch den Unterschied zwischen Stapel- und Dialogbuchungen erl꼞tern. Stapel- bzw. Dialogbuchungen unterscheiden sich dadurch, da� Stapelbuchungen gel봲cht und auch ge꼗dert werden d걊fen. Im Dialog kann eine Buchung lediglich storniert werden. Dar갶er hinaus ist der Dialogbereich eine Art "Sammelbecken" s꼖tlicher Buchungen aus allen internen sowie externen Stapeln. Nun werden normalerweise bei anderen Stapelverarbeitungen keine Plausibilit꼝spr갽ungen durchgef갿rt. Nicht so bei GS-FIBU. GS-FIBU pr갽t Stapelbuchungen genauso wie Dialogbuchungen. Das hat den entscheidenden Vorteil, da� Fehler auch im Stapel rechtzeitig erkannt werden. GS-FIBU unterscheidet zwar zwischen Stapel- und Dialogsaldo, greift jedoch bei der Berechnung des Saldos auf den gleichen Saldovortrag zu, wie im Dialog. Ein weiterer Unterschied ist, da� Saldovortr꼏e (Anfangsbest꼗de) nur im Dialog gebucht werden k봭nen. 10.1.1 Kontenauswahlliste Diese k봭nen Sie immer im Feld "KONTO" oder "GKONTO" der Buchungsmaske aufrufen. Diese Liste zeigt Ihnen alle verf갾ba- ren Konten des Kontenrahmens, den Sie zum entsprechenden Mandanten eingerichtet haben. Also alle Sachkonten, Debitoren und Kreditoren. Aktive Tasten: -------------- - Suchen nach Kontobezeichnung - Suchen nach Konto-Nummer (Klasse) - 쉇ernahme eines Kontos in die Eingabemaske - Abbruch ohne 쉇ernahme Besonderheiten: --------------- Au�erhalb der Buchungsmaske erscheint diese Liste als Salden- Information. Dabei wird dann der jeweils aktuelle Saldo ange- zeigt. Wenn Sie die Information aus einem Stapel heraus aufrufen, erscheint der Stapel-Saldo. Rufen Sie diese Information im Dialogbereich ab, zeigt die Liste den Dialog-Saldo. Bei dieser Art Kontenauswahl k봭nen Sie kein Konto 갶ernehmen. Suchen in der Konten-Auswahlliste: ---------------------------------- Wie oben bereits erw꼑nt, k봭nen Sie in dieser Auswahlliste ein Konto entweder durch direkte Eingabe einer Zahl oder eines Buchstabens suchen. Je nach Suche stellt sich die Kontenauswahl automatisch auf den gesuchten Begriff um. Beachten Sie bitte, das die Suche nach Konto-Nummer nach Kontenklassen erfolgt. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 44 Beispiel: Sie geben als Suchbegriff die Zahl "8" ein. GS-FIBU sucht dann nach einem Konto mit der Nummer "8000". Geben Sie als Suchbegriff eine "1" ein, sucht GS-FIBU ein Konto mit der Nummer "1000". Geben Sie als Suchbegriff "84" vor, sucht GS-FIBU ein Konto mit der Nummer "8400", usw. 10.1.2 Buchung neu anlegen Sie haben zwei M봥lichkeiten eine Buchung neu anzulegen. Entweder direkt 갶er diesen Men걈unkt, oder Sie dr갷ken aus der Liste heraus. Anschlie�end erscheint die Buchungsmaske. 10.1.3 Buchungsmaske Grunds꼝zlich ist bei einer Buchung darauf zu achten, da� diese vollst꼗dig ist. Eine vollst꼗dige Buchung beinhaltet Konto, Betrag, Gegenkonto, Beleg und Datum. Der Buchungstext ist nicht zwingend, sollte aber zur Verdeutlichung einer Buchung auf jeden Fall eingegeben werden. Fehlt eine der o.g. Angaben wird die neu angelegte Buchung gel봲cht, wenn Sie mit die Buchungsmaske verlassen wollen. Dies geschieht automatisch, wenn Sie den Schalter f걊 die Abfrage beim L봲chen einer Buchung in den "Allgemeinen Einstellungen" auf "N" gesetzt haben. Ansonsten erscheint eine Abfrage. Au�erdem ist trotz aller o.g. Angaben eine Buchung nicht vollst꼗dig, wenn Sie die Buchungsmaske mit verlassen wollen und dabei nicht auf dem Feld "TEXT" stehen. Sie m걌sen mit die Buchungsmaske komplett "durchlaufen", da evtl. Steuerberechnungen erst nach Eingabe des Feldes "CODE" erfolgen k봭nen. Nun die einzelnen Eingabefelder: Konto / GKonto: --------------- Das Feld "KONTO" stellt das Soll-Konto, und das Feld "GKONTO" das Haben-Konto dar. Mit k봭nen Sie hier die Kontenauswahl aufrufen. Sie haben jedoch auch die M봥lichkeit, bevor Sie die Auswahl mit aufrufen, eine gewisse Vorselektion vorzunehmen, oder das Konto ohne Auswahl direkt zu 갶ernehmen. Beispiel: 1. Sie suchen das Konto "Erl봲e 14 % Umsatzsteuer", kennen jedoch die Konto-Nummer nicht. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "Erl" eingeben und anschlie�end dr갷ken, wird die Kontenauswahl nach der Bezeichnung sortiert angezeigt, und der Leuchtbalken steht bereits auf dem Konto, das gefunden wurde. Sie k봭nen dann dieses Konto mit in die Maske 갶ernehmen. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 45 2. Sie suchen das Konto "Erl봲e 14 % Umsatzsteuer", kennen jedoch die Konto-Nummer nicht, wissen aber, da� dieses Konto ein Konto der Klasse "8" ist. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "8" eingeben und anschlie�end die -Taste dr갷ken, wird die Kontenauswahl nach der Konto-Nummer sortiert angezeigt, und der Leuchbalken steht bereits auf dem 1. Konto der Klasse "8" (z.B "8000"). Sie k봭nen dann wiederum dieses Konto mit in die Maske 갶ernehmen. 3. Sie kennen die Konto-Nummer des gew걆schten Kontos. Geben Sie dann die Konto-Nummer direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" ein. Wenn nach Best꼝igung mit das Konto gefunden wurde, gelangen Sie ohne Kontenauswahl direkt zum n꼊hten Eingabefeld. Nach erfolgter Auswahl erscheint rechts neben dem Eingabefeld die Konto-Bezeichnung und der Saldo des Kontos. Beachten Sie bitte noch, da� f갿rende Nullen nicht eingegeben werden m걌sen, es sei denn, Sie suchen ein Konto der Klasse "0". Betrag: ------- Der Betrag einer Buchung darf nicht 0,00 sein. Negative Betr꼏e sind jedoch m봥lich. Normalerweise geht GS-FIBU davon aus, da� der eingegebene Betrag als Bruttobetrag gilt. Falls Umsatzsteuer berechnet werden mu�, wird diese aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Mit der Tastenkombination + k봭nen Sie auf Nettobuchen umschalten. Ein evtl. Steuerbetrag wird dann auf den Nettobetrag gerechnet. Die aktuelle Einstellung wird am unteren rechten Bildschirmrand angezeigt und hei�t "BRU" f걊 Bruttobuchen und "NET" f걊 Nettobuchen. Nachdem Sie das Feld "CODE" w꼑rend einer Buchungs verlassen haben, wird automatisch wieder auf Bruttobuchen "BRU" umgestellt. Sie k봭nen aber auch mit + auf Bruttobuchen umschalten. Beleg-Nr. --------- Die Beleg-Nummer wird je nach Einstellung in den Buchungs- einstellungen automatisch vergeben. Der Vorschlag kann jedoch manuell ge꼗dert werden. Beachten Sie bitte, da� Beleg-Nummern nicht leer sein d걊fen -> Grundsatz: KEINE BUCHUNG OHNE BELEG! Datum: ------ Als Buchungsdatum wird automatisch das letzte Buchungsdatum vorgeschlagen. Das von Ihnen angegebene Datum mu� sich innerhalb des aktuellen Wirtschaftsjahres befinden. Das aktuelle Wirtschaftsjahr wird in der Statuszeile laufend angezeigt. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 46 Code: ----- Unter Code ist der Steuerschl걌sel zu verstehen. Normalerweise werden die Felder "Code", "M/V" und "St-Betrag" automatisch gef걄lt, wenn Sie als Konto oder Gegenkonto ein Konto gew꼑lt haben, da� einen Steuerschl걌sel beinhaltet. Ist dies nicht der Fall, k봭nen Sie in diesem Feld mit die Auswahlliste der Steuers꼝ze aufrufen und anschlie�end mit den gew걆schten Steuersatz 갶ernehmen. Nach Eingabe diese Feldes pr갽t GS-FIBU, ob der von Ihnen gew꼑lte Steuersatz mit der Kontenkombination m봥lich ist. Wenn nicht, werden die Inhalte der o.g. Felder gel봲cht und der Leuchtbalken springt direkt auf das Buchungstextfeld. M/V: ---- "M" bedeutet Mehrwertsteuer, "V" bedeutet Vorsteuer. Dieses Feld erreichen Sie auf "normalem" Buchungswege nicht. M봠hten Sie den vorhanden Eintrag jedoch 꼗dern, erreichen dieses Feld mit den Pfeiltasten. Dort haben Sie wiederum mit eine Auswahlliste der verf갾baren Steuerarten. St-Betrag: ---------- Auch dieses Feld wird bei einer Buchung 갶ersprungen, da der Steuerbetrag automatisch errechnet wird. Nur wenn der von GS-FIBU errechnete Steuerbetrag nicht mit dem Betrag 갶ereinstimmt, den Sie verbuchen wollen, sollten Sie dieses Feld 꼗dern. Sie erreichen dieses Feld mit den . Text: ----- Geben Sie hier den Buchungstext ein. Mit k봭nen Sie auch einen bereits vorhandenen Buchungstext aus der Vorgabe w꼑len und mit 갶ernehmen. Zusatz: ------- Im Feld "ZUSATZ" wird festgehalten, ob diese Buchung ein offener Posten ist oder ob es sich um eine Anlagebuchung handelt, d.h. bei einer Buchung mit Debitoren- oder Kreditiorenkonten erscheint hier als Eintrag "OP". Handelt es sich um eine Buchung des Anlageverm봥ens erscheint hier "Anlage"! ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 47 10.1.4 Buchung 꼗dern (nur Stapelbereich) Stellen Sie den Leuchtbalken auf die gew걆schte Buchung und best꼝igen Sie Ihre Wahl mit . Sie k봭nen dann die Belegnummer, das Datum und den Text einer Buchung 꼗dern. Dies ist allerdings nur im Stapelbereich m봥lich. 10.1.5 Buchung l봲chen (nur Stapelbereich) Stellen Sie den Leuchtbalken auf die Buchung, die Sie l봲chen m봠hten. Dr갷ken Sie dann die Taste oder w꼑len Sie diesen Men걈unkt. Nach einer Sicherheitsabfrage (diese k봭nen Sie 갶rigens in den allgemeinen Einstellungen auch abschalten) wird die Buchung gel봲cht. Die Salden der entsprechenden Konten werden korrigiert. 10.1.6 Buchung stornieren Eine Buchung darf im Dialogbereich nicht gel봲cht oder ver꼗dert werden. Wenn Sie falsch gebucht haben, bleibt Ihnen nur M봥lichkeit, die falsche Buchung zu stornieren, wobei eine Stornobuchung nichts anderes ist, als dieselbe Buchung mit umgekehrtem Betrag. Um eine Buchung zu stornieren, m걌sen Sie in GS-FIBU diese nicht komplett neu eingeben. Stellen Sie einfach den Leuchtbalken auf die Buchung, die Sie stornieren m봠hten. Dr갷ken Sie dann die Taste oder w꼑len Sie diesen Men걈unkt. Es erscheint zur Sicherheit die Abfrage, ob Sie die Buchung wirklich stornieren wollen. Wenn ja, wird die gleiche Buchung mit umgekehrtem Vorzeichen automatisch in die Buchungsmaske eingetragen und Sie brauchen die Angaben nur noch mit zu best꼝igen. Bei Stornobuchungen wird im Beleg "Storno" und im Buchungstext automatisch "Storno zu Nummer "+ die Buchungsnummer, die storniert werden soll, vorgeschlagen. Sie k봭nen diese Vorgaben jedoch beliebig 꼗dern. WICHTIG: 1. Wenn Sie bei einer Buchung den automatisch vorge- schlagenen Steuersatz gel봲cht haben, denken Sie bitte daran, da� bei der Stornobuchung dieser Vor- schlag wiederum automatisch vorgenommen wird. Sie m걌sen also den Steuersatz erneut von Hand l봲ch- en. 2. Erhalten Sie die Meldung, da� automatisch erstell- te Buchungen in gleicher Weise storniert werden m걌sen, so ist damit gemeint, da� die Buchungen, die automatisch in der OP-Verwaltung erstellt werden (z.B. Skontobuchung und Berichtigung der Umsatzsteuer) auch nur auf diese Art wieder storniert werden k봭nen. Suchen Sie also die Hauptbuchung und stornieren Sie diese. Wenn dann beim Abschlu� der Buchung die OP-Verwaltung wieder aktiviert wird, so geben Sie bitte dort den Skontobetrag der Hauptbuchung ein. Damit werden alle automatischen Buchungen ebenfalls storniert! ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 48 10.1.7 Saldovortr꼏e buchen Mit einem Saldovortrag bringen Sie GS-FIBU dazu, bei weiteren Buchungen auf das entsprechende Konto nicht von "0,00" auszugehen, sondern von dem hier eingetragenen Wert. Die Buchung von Saldovortr꼏en wird von GS-FIBU automatisch vorgenommen und deshalb kaum zu Schwierigkeiten f갿ren. Wenn Sie diesen Programmteil aktivieren, wird eine Konten- liste aufgerufen. In dieser Liste sehen Sie die Konto-Nummer, Konto-Bezeichnung und den Anfangsbestand eines Kontos. Sind noch keine Buchungen vorhanden, so ist dieser Bestand auf allen Konten = 0,00. Aktive Tasten: -------------- - Suchen nach Kontobezeichnung - Suchen nach Konto-Nummer (Klasse) - Eingabe eines Saldovortrags - L봲chen eines Saldovortrags - Men갵ufruf - Ende Suchen in der Konten-Auswahlliste: ---------------------------------- Wie oben bereits erw꼑nt, k봭nen Sie in dieser Auswahlliste ein Konto entweder durch direkte Eingabe einer Zahl oder eines Buchstabens suchen. Je nach Suche stellt sich die Liste automatisch auf den gesuchten Begriff um. Beachten Sie bitte, das die Suche nach Konto-Nummer nach Kontenklassen erfolgt. Eingabe eines Saldovortrags: ---------------------------- Suchen Sie das Konto, auf dem Sie einen Anfangsbestand eingeben m봠hten wie oben beschrieben aus, und dr갷ken dann die -Taste. Das Bestandsfeld wird rot unterlegt und Sie k봭nen den entsprechenden Betrag eingeben. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit best꼝igt haben, wird die Vortrags- buchung automatisch von GS-FIBU erstellt und in den Dialog- buchungsbereich 갶ertragen. Besonderheiten bei Debitoren- und Kreditorenkonten: --------------------------------------------------- W꼑len Sie ein Debitoren- oder Kreditorenkonto und geben dort einen Saldovortrag ein, so erscheint eine weitere Buchungsmas- ke, in der Sie den eingegebenen Betrag auf beliebig viele OP-Buchungen verteilen k봭nen. Das ist notwendig, damit Sie sp꼝ere Zahlungsein- oder ausg꼗ge auf diese OP's vortragen k봭nen. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 49 Saldovortr꼏e verteilen: ------------------------ Wenn Sie einen Vortrag auf Kunden- oder Lieferantenkonten ein- tragen, dann erscheint eine Eingabemaske. In dieser Eingabemaske wird der Gesamtbetrag als aufzuteilender Vortrag angezeigt und als Teilbetrag direkt vorgeschlagen. Diesen Teilbetrag k봭nen Sie 꼗dern, wobei der gebuchte Betrag dann vom aufzuteilenden Betrag subtrahiert und der Restbetrag erneut vorgeschlagen wird. Diesen Vorgang m걌sen Sie solange wiederholen, bis der aufzuteilende Vortrag = 0,00 ist. Beachten Sie bitte, da� selbst bei negativen Vortr꼏en der aufzuteilende Vortrag stets positiv angezeigt wird, jedoch mit der Anzeige, ob es sich bei dem Betrag f걊 das Konto um einen Soll- oder Habenvortrag handelt. Desweiteren m걌sen Sie das Rechnungsdatum des urspr걆glichen OP angeben, sowie das F꼕ligkeitsdatum und den Steuersatz der urspr걆glichen Rechnung. Beachten Sie bitte wiederum, da� das Rechnungsdatum auch aus einem anderen Jahrgang stammen kann. Die Angabe des Buchungstextes ist nicht zwingend notwendig. Bei den Eingaben zum Steuersatz und Buchungstext steht Ihnen mit eine Auswahlliste zur Verf갾ung. L봲chen eines Saldovortrags: ---------------------------- Saldovortragsbuchungen sind keine Buchungen im normalen Sinne und unterliegen deshalb nicht dem GOB-Grundsatz, da� eine Buchung in ihrem urspr걆glichen Zustand weder ver꼗dert noch gel봲cht werden darf. Wenn Sie also einen Saldovortrag l봲chen wollen, w꼑len Sie das Konto und dr갷ken die -Taste. Damit wird der Betrag automatisch auf 0,00 gesetzt und die Vortragsbuchung gel봲cht. Sie k봭nen einen Saldovortrag auch l봲chen, in dem Sie mit das Betragsfeld editieren und dann 0,00 eingeben. Die erste Methode ist jedoch einfacher. Buchungsdatum 꼗dern: --------------------- Da die Saldovortragsbuchungen automatisch von GS-FIBU erstellt werden, k봭nen Sie hier das Buchungsdatum vorgeben, unter dem diese Buchungen gebucht werden sollen. Vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum. HINWEIS: Achten Sie bitte stets darauf, da� die eingegebenen Saldovortr꼏e im Soll mit den Werten im Haben 갶ereinstimmen. Ansonsten ist Ihre Buchhaltung wenig aussagekr꼎tig, da die Saldovortr꼏e eine Er봣fnungsbilanz darstellen. Beide Seiten (Soll und Haben) m걌sen also gleich sein. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 50 10.1.8 Makrobuchungen Dr갷ken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die Funktionstaste , erscheint eine Liste aller vorhandenen Makrobuchungen. Suchen Sie die gew걆schte Buchung innerhalb dieser Liste, in dem Sie entweder einen oder eine eingeben. Mit k봭nen Sie die gew걆schte Buchung dann in die Buchungsmaske 갶ernehmen. Aktive Tasten: -------------- - Makrobuchung 갶ernehmen - Suchen nach Bezeichnung des Makros - Suchen nach Nummer der Buchung - Ende 10.1.9 Buchungskreis/Splitting Dr갷ken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die Funktionstaste , erscheint eine weitere Buchungsmaske. Mit der Funktion Buchungskreis/Splitting haben Sie eine sehr komfortable M봥lichkeit, mehrere Buchungen f걊 ein Gegenkonto zu buchen. Dabei wird bei jeder neuen Buchung das gew꼑lte Konto automatisch als Gegenkonto verwendet. Der Saldo dieses Kontos wird laufend aktualisiert angezeigt, so da� Sie eine sofortige Kontrolle 갶er die Richtigkeit einer Buchung haben. Dar갶er hinaus erhalten Sie Auskunft 갶er den Gesamtbetrag aller von Ihnen eingegebenen Buchungen. Diese Funktion kann jedoch noch einiges mehr: Durch das Vorzeichen k봭nen Sie die Kontenseiten vertauschen, d.h. wenn Sie einen negativen Betrag eingeben, wird das zuvor gew꼑lte Gegenkonto (normalerweise HABEN-Stellung) automatisch als Konto (SOLL-Stellung) gebucht und umgekehrt. Durch diese Art "Kontentausch" wird in diesem Funktionsbereich jeder Buch- ungsbereich abgedeckt. Sind alle gew걆schten Buchungen eingegeben, verlassen Sie den Buchungskreis mit . Die Buchungen werden dann in den gerade bearbeiteten Buchungsbereich (Stapel oder Dialog) 갶ertragen. Beispiel -> Konto "1200 Bank": ------------------------------ Sie erhalten einen Bankauszug. Geben Sie dann als Gegenkonto das Bankkonto an. In der Buchungsmaske wird der Banksaldo angezeigt. Wenn es sich nun bei einer Position f걊 das Bankkonto um eine Ausgabe handelt, m걌sen Sie den Betrag positiv und dann das entsprechende Konto angeben. Handelt es sich um eine Einnahme, m걌sen Sie den Betrag negativ eingeben. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 51 10.1.10 Forderungen / Verbindlichkeiten Dr갷ken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die Funktionstaste oder , erscheint jeweils eine Liste aller Forderungen bzw. Verbindlichkeiten. Die weiteren Bearbeitungsm봥lichkeiten werden in der OP-Verwaltung erl꼞tert. 10.1.11 Buchung wiederholen Dr갷ken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die Funktionstaste , wird die zuletzt gebuchte Buchung wieder- holt und automatisch in die Buchungsmaske 갶ernommen. Haben Sie noch keine vollst꼗dige Buchung durchgef갿rt, bleibt die Buchungsmaske leer. Ebenso, wenn Sie den Buchungsbereich ver- lassen haben und erneut zum Buchen aufrufen. 10.1.12 Sortieren Mit oder 갶er diesen Men걈unkt k봭nen Sie die Buchungsliste umsortieren. Sie haben dabei die Wahl zwischen "Laufender Nummer" (entspricht einer chronologischen Reihenfolge) oder "Buchungsdatum". 10.1.13 Suchen Die Suche ist hier anders gestaltet als in anderen Listen von GS-FIBU. W꼑len Sie 갶er das Men� oder mit aus, was Sie suchen wollen. Es erscheint wiederum eine kleine Eingabemaske, in der Sie bitte den gew걆schten Suchbegriff eingeben. Mit starten Sie dann die Suchroutine. Wenn dann ein Datensatz mit Ihrem Suchbegriff gefunden wurde, k봭nen Sie mit weitersuchen. Der Suchbegriff bleibt so- lange bestehen, bis Sie einen neuen definieren. Beispiel: Sie m봠hten alle Buchungen des Debitorenkontos "10000" im Buchungstext 꼗dern. Wenn Sie dann als Suchbegriff diese Konto-Nummer eingeben und die Suche mit starten, k봭nen Sie den Buchungstext der zuerst gefundenen Buchung 꼗dern. Danach dr갷ken Sie wieder die -Taste. Der Leuchtbalken steht nun auf der n꼊hsten gefundenen Buchung. 럑dern Sie nun wieder den Text, usw. Am Ende der Buchungskliste wird gefragt, ob Sie erneut vom Dateianfang suchen m봠hten. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 52 10.1.14 Dienste Salden-Info: ------------ Mit diesem Punkt rufen Sie die Kontenauswahlliste auf. Sie k봭nen dann auf einen Blick den Saldo eines Kontos au�erhalb der Buchungsmaske abfragen. Hier steht Ihnen wiederum die Suchroutine wie in allen anderen Listen zur Verf갾ung. Konten aktualisieren: --------------------- Durch die gemeinsame Nutzung des Datenbestands aller Programme der Serie 2, wird es h꼞fig vorkommen, da� z.B. in GS-Auftrag 2.xx ein neuer Kunde oder Lieferant erfa�t wurde. Damit diese Kunden oder Lieferanten nun auch in GS-FIBU nicht nur als Adresse zur Verf갾ung stehen, sondern auch als Konto, rufen Sie einfach diesen Programmteil auf. Dabei werden alle Konten automatisch aktualisiert bzw. neu angelegt. Diesen Punkt haben Sie auch bei der Erfassung der Kunden bzw. Lieferanten zur Verf갾ung. Im Buchungsbreich hingegen, werden Kunden und Lieferanten gleichzeitig aktualisiert. ---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 53 10.2 Stapel wechseln/buchen Sie erhalten auf dem Monitor eine Liste aller in GS-FIBU unter diesem Mandanten erstellten Stapeldateien. Eine Stapeldatei ist nichts anderes, als eine separate Buchungsdatei f걊 jeden einzelnen Sachbearbeiter. Dar갶er hinaus bietet die Stapeldatei den Vorteil, da� Buchungen ge꼗dert und gel봲cht werden d걊fen, im Gegensatz zum Dialog. Beachten Sie bitte, das der jeweilige Sachbearbeiter nur seine eigene Stapeldatei bearbeiten und ausw꼑len kann. Der Zugriff auf andere Stapeldateien wird von GS-FIBU verweigert. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Stapeldaten 꼗dern - Neue Stapeldatei anlegen - Stapeldatei l봲chen - Suchen - Ende 10.2.1 Stapeldatei neu anlegen Sie haben zwei M봥lichkeiten eine Stapeldatei neu anzulegen. Entweder direkt 갶er diesen Men걈unkt, oder Sie dr갷ken die -Taste aus der Liste heraus. Anschlie�end erscheint ei- ne Eingabemaske, in der die Nummer des Stapels wie auch Ihre Sachbearbeiter-Kennung von GS-FIBU automatisch vergeben wird. Sie k봭nen dann diesem Stapel noch eine Bemerkung zuordnen. 10.2.2 Stapeldaten 꼗dern Sie k봭nen die Bemerkung zu einem Stapel jederzeit 꼗dern. 10.2.3 Stapel l봲chen Das L봲chen einer Stapeldatei ist jederzeit m봥lich! 10.2.4 Stapel verbuchen Wenn Sie einen Stapel verbuchen, d.h. in den Dialog 갶ertragen wollen, sind eine Reihe von internen Pr갽ungen notwendig. Da an dieser Stelle ja auch externe Stapeldateien verarbeitet werden k봭nen, mu� zuerst einmal gepr갽t werden, ob die im Stapel enthaltenen Buchungen auch im richtigen Dateiformat von GS-FIBU vorliegen. Nach dieser Pr갽ung erfolgt eine weitere Abfrage. Dabei werden die Felder auf vorhandene Eintr꼏e gepr갽t, denn die einzelnen Buchungen m걌sen inhaltlich in Ordnung sein. ---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 54 Sollten dabei Fehler auftreten, wird die entsprechende Buchung in eine Fehlerprotokolldatei 갶ertragen. Diese Datei beinhal- tet auch die Fehlermeldungen. Sie k봭nen sp꼝er diese Fehl- erdatei in GS-FIBU bearbeiten und den ge꼗dertern Stapel sofort erneut verbuchen. Hinweis: Wenn Sie einen externen Stapel verbuchen, wird dieser nach erfolgreicher Buchung automatisch gel봲cht. Sind dabei Fehler aufgetreten, so werden nur die 갶ertragenen Buchungen gel봲cht. 10.2.5 Fehlerdatei ansehen/bearbeiten Diese Liste zeigt Ihnen alle fehlerhaften Buchungen eines Sta- pels, sowie die entsprechenden Fehlermeldungen. Mit oder mit der -Taste 갶er das Men�, erscheint eine Eingabemaske. Dort k봭nen Sie alle notwendigen 럑derungen an der Buchung vornehmen. Haben Sie alle Buchungen ge꼗dert, verlassen Sie die Fehlerprotokoll-Datei mit . Es wird nun gefragt, ob Sie die ge꼗derten Buchungen zur erneuten Ver- buchung in den Stapel 갶ernehmen m봠hten. Anschlie�end verbuchen Sie bitte den Stapel nochmals. Kommt es dabei wiederum zu Fehlern, wiederholen Sie bitte diese Proze- dur. Hinweis: Ein externer Buchungsstapel wird nur dann automatisch gel봲cht, wenn alle Buchungen in den Dialog 갶ertragen werden konnten. ---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 55 10.2.6 Konten aktualisieren Wenn in anderen GS-Programmen neue Kunden erfasst wurden, sind diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch als Debitoren-Konto. Dieser Men걈unkt erm봥licht eine automatische Aktualisierung aller vorhandenen Kunden-Konten. Dabei wird die in der Eingabemaske festgelegte Konto-Bezeichnung und die Kunden-Nummer in den Kontenrahmen 갶ertragen. 쉇rigens steht dieser Men걈unkt auch bei der Buchungsarbeit zur Verf갾ung. 10.2.7 Suchen Die Suche ist hier anders gestaltet, als in anderen Listen von GS-FIBU. W꼑len Sie 갶er das Men� oder mit aus, was Sie suchen wollen. Es erscheint wiederum eine kleine Eingabemaske, in der Sie bitte den gew걆schten Suchbegriff eingeben. Mit starten Sie dann die Suchroutine. Wenn dann ein Datensatz mit Ihrem Suchbegriff gefunden wurde, k봭nen Sie mit weitersuchen. Der Suchbegriff bleibt so- lange bestehen, bis Sie einen neuen definieren. Beispiel: Sie m봠hten alle Bemerkungen der Stapel 꼗dern. Wenn Sie dann als Suchbegriff Ihre Sachbearbeiter-Kennung eingeben und die Suche mit starten, k봭nen Sie die Bemerkung des zuerst gefundenen Stapels 꼗- dern. Danach dr갷ken Sie wieder die -Taste. Der Leuchtbalken steht nun auf dem n꼊hsten gefundenen Stapel. 럑dern Sie nun wieder die Bemerkung, usw. 10.2.8 Stapel importieren Sie k봭nen in GS-FIBU beliebig viele externe Stapel importie- ren. Wir haben somit eine Schnittstelle geschaffen, mit der Sie Buchungen aus anderen Programmen hier einlesen und dann verarbeiten k봭nen. Schauen Sie sich dazu bitte auch die Schnittellenbeschreibung im Anhang dieser Dokumentation an. Einzige Bedingung an die externe Stapeldatei ist, da� diese die Dateiendung ".sta" haben mu�. Sie k봭nen die Datei also beliebig benennen, aber mit dieser Einschr꼗kung. Die Schnittstellendatei zu GS-Auftrag hei�t z.B. "AUF2_FIB.STA". Importieren aus GS-Auftrag 2.xx: -------------------------------- Wenn Sie unsere Auftragsbearbeitung GS-Auftrag 2.xx besitzen und diese Daten hier vebuchen m봠hten, k봭nen Sie hier die Datei aus GS-Auftrag "AUF2_FIB.STA" einlesen. Die Pfadangabe entf꼕lt, da GS-FIBU selbst꼝ig wei�, wo sich GS-Auftrag 2.xx befindet. ---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 56 Andere Dateien importieren: --------------------------- Hier m걌sen Sie den Pfad selbst definieren. Beachten Sie bitte, da� Sie den Pfad komplett eingeben m걌sen, also mit Laufwerk und Pfadangabe, jeweils getrennt durch Backslash "\". Am Ende der Pfadangabe mu� ebenfalls ein "\" stehen. Wenn Sie dann mit den Pfad best꼝igen, liest GS-FIBU alle Dateien mit der Endung ".sta" aus dem angegebenen Verzeichnis in eine Datei ein. Aus einer Liste der gefundenen externen Stapel k봭nen Sie dann die gew걆schte Datei ausw꼑len. Anschlie�end werden Sie, wie bei der Neuanlage eines Stapel, aufgefordert, eine Bemerkung einzugeben. HINWEIS !!! ----------- Wenn Ihr externer Buchungsstapel Buchungen aus verschiedenen Jahrg꼗gen gleichzeitig beinhaltet, so erhalten Sie von GS-FIBU die Nachricht, da� nicht alle Buchungen eingelesen werden konnten. W꼑len Sie dann den entsprechenden anderen Jahrgang, um dort die restlichen Buchungen dieses externen Stapels einzulesen! Beispiel: --------- Ihr gew꼑ltes Wirtschaftsjahr liegt im Zeitraum vom 01.01.93 - 31.12.93. Der einzulesende Stapel beinhaltet jedoch Buchungen aus 1992 und 1993. Dann werden automatisch alle Buchungen aus dem Jahr 1993 eingelesen und die restlichen Buchungen verblei- ben in der externen Stapeldatei solange, bis Sie irgendwann das Buchungsjahr 1992 w꼑len und dort diese Buchungen importieren. 10.2.9 Stapel w꼑len Wenn Sie eine andere Stapeldatei bearbeiten m봠hten, stellen Sie bitte den Leuchtbalken auf die gew걆schte Datei. Nach Aufruf dieses Men걈unktes, erscheint eine Abfrage, ob Sie die Stapeldatei zur Bearbeitung 갶ernehmen wollen. Haben Sie den zuletzt von Ihnen bearbeiteten Stapel gel봲cht, erhalten Sie die Meldung, da� der zuvor gew꼑lte Stapel nicht mehr vorhanden ist. Aktivieren Sie dann bitte diesen Men걈unkt um eine andere Stapeldatei zur Bearbeitung zu 갶ernehmen. ----------------------------------------------- Buchen - Makrobuchungen 57 10.3 Makrobuchungen Die Makrobuchungen in GS-FIBU sind eine sehr gute Arbeitser- leichterung bei der Buchungsarbeit. Sie k봭nen hier h꼞fig vorkommende Buchungen festlegen, die Sie im Buchungsbereich einfach 갶er eine Funktionstaste abrufen k봭nen. Es gibt Makrobuchungen mit oder ohne Betragsvorgabe. Die Miete eines B걊os beispielsweise, l꾞t sich betragsm꾞ig eindeutig festlegen, zumindest 갶er einen l꼗geren Zeitraum, w꼑rend Tank-Quittungen betragsm꾞ig jedesmal unterschiedlich sind. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Makrobuchung bearbeiten/꼗dern - Neuen Makrobuchung anlegen - Makrobuchung l봲chen - Suchen nach Bezeichnung des Makros - Suchen nach Nummer der Buchung - Sortieren der Liste - Ende ----------------------------------------------- Buchen - Makrobuchungen 58 10.3.1 Makrobuchung neu anlegen Sie haben zwei M봥lichkeiten eine Makrobuchung neu anzulegen. Entweder direkt 갶er diesen Men걈unkt, oder Sie dr갷ken aus der Liste heraus. Anschlie�end erscheint wieder die Eingabemaske. Hier werden bis auf die Felder "KONTO" und "GKONTO" keine Pr갽ungen vorgenommen, ob diese Buchungen m봥lich sind. Das geschieht, wenn Sie eine Makrobuchung in die Buchungmaske 갶ernehmen. 10.3.2 Makrobuchung ansehen/꼗dern Mit erscheint eine Eingabemaske, in der Sie die Daten einer Makrobuchung 꼗dern k봭nen. 10.3.3 Makrobuchung l봲chen Sie k봭nen jede Makrobuchung zu jeder Zeit l봲chen. Dazu benutzen Sie diesen Men걈unkt, oder dr갷ken aus der Liste heraus die -Taste. 10.3.4 Nummer-Index erneuern Die laufende Nummer f걊 die Makrobuchungen werden in GS-FIBU automatisch vergeben. Wenn Sie viele Makrobuchungen gel봲cht haben, kann es vorkommen, da� die Reihenfolge der Buchungen L갷ken aufweist. Durch diesen Programmpunkt werden die Nummern neu vergeben und sortiert. Das ist vor allem deshalb wichtig, weil Sie bei der Buchungsarbeit die Makrobuchungen auch 갶er diese Nummer eindeutig suchen k봭nen. 10.3.5 Sortieren Mit k봭nen Sie die Makroliste umsortieren. Sie haben hier die M봥lichkeit die Liste nach Buchungsnummer oder Text umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt wird. ------------------------------------------------ Buchen - Einstellungen 59 10.4 Buchungseinstellungen In dieser Einstellung legen Sie fest, wie die Beleg-Nummer bei der automatischen Vergabe aussehen, und, ob 갶erhaupt eine Belegnummer automatisch vergeben werden soll. Die Belegnummer ist in GS-FIBU insgesamt 10-stellig. Sie haben nun verschiedene Einstellm봥lichkeiten. Sie k봭nen w꼑len, ob ein Beleg mit f갿renden Nullen (J) gef걄lt werden, oder ob die Jahreszahl zweistellig (J) mitangegeben werden soll, usw. Dar갶er hinaus k봭nen Sie f걊 jeden Nummernkreis eine eigene Startnummer vergeben. Wenn Sie also im laufenden Wirtschaftsjahr auf GS-FIBU umsteigen, k봭nen Sie hier die n꼊hste zu vergebende Nummer eintragen. Die Belege werden dann von dieser Nummer aus hochgez꼑lt. M봠hten Sie lediglich eine fortlaufende Belegnummer ohne K걊zel und ohne Trennung nach Buchungskreisen, also z.B. "1", "2", "3", usw., m걌sen Sie den Schalter f걊 die Trennung auf "N" stellen. K걊zel: ------- Diese K걊zel sind jederzeit 꼗derbar. Sie erlauben eine genaue Aufteilung Ihrer Buchungen in Buchungsbereiche. Die hier ge- zeigten Beispiele sind die Vorgaben in GS-FIBU. Eingangsrechnungen = Rechnungen, die Sie begleichen m걌sen (ER), oder sonstige Kosten (z.B. ER00001/92) Ausgangsrechnungen = Rechnungen, die Sie an Kunden schreiben (AR), oder sonstige Erl봲e (z.B. AR00001/92) Zahlungseing꼗ge = Zahlungen von Kunden (ZE) (z.B. ZE00001/92) Zahlungsausg꼗ge = Zahlungen an Lieferanten (ZA) (z.B. ZA00001/92) Geldtransit = Buchungen zwischen Finanzkonten (GT) (z.B. GT00001/92) Sonstige = alle anderen Buchungen, die nicht zu den zu- vor genannten Bereich geh봱en (SO) (z.B. SO00001/92) ---------------------------------------- Buchen - Salden-Reorganisation 60 10.5 Salden-Reorganisation 10.5.1 Was ist die eine Salden-Reorganisation ? Der Salden-Reorganisationslauf ist einer der wichtigsten Ab- l꼞fe in GS-FIBU. Das Programm ermittelt aufgrund der tats꼊h- lich in allen Buchungsdateien vorhandenen Buchungss꼝ze die Kontensalden neu und vergleicht diese mit den Werten in der Kontenrahmen-Saldendatei. Ergeben sich Abweichungen, werden die Salden im Konterahmen auf die ermittelten Werte aus der Buchungsdatei automatisch angepa�t. Hinweis: Bei gro�en Buchungsdateien wird dieses Modul sehr viel Zeit in Anspruch nehmen! Sie sollten deshalb das Programm nur dann starten, wenn Sie Ihre Arbeit mit GS-FIBU ohnehin beenden wollen!! 10.5.2 Ablauf Nach Aufruf dieses Moduls aus dem Men� heraus wird zuerst ge- pr갽t, ob alle Stapeldateien verbucht sind. Ist das der Fall, k봭nen Sie festlegen, ob Sie die Ergebnisse am Bildschirm verfolgen wollen (Bildschirmpause nach jedem Konto), oder nicht! Anschlie�end wird ein Fenster am Bildschirm aufgebaut, in dem alle Bewegungen der Salden-Reorganisation aufgezeigt werden. Zun꼊hst wird die Buchungsdateien auf eventuelle Fehler gepr갽t. Buchungssatzfehler k봭nen z. B. durch Programmab- st걊ze o. �. verursacht werden. Das hat zur Folge, da� die Buchung nicht korrekt von GS-FIBU verarbeitet werden kann. Diese Buchungss꼝ze werden aus der Buchungsdatei gel봲cht. Dar갶er hinaus kann ein Programmabsturz w꼑rend einer Buchung beispielsweise dazu f갿ren, da� das zuerst angegebene Konto bebucht ist, nicht jedoch das Gegenkonto. Bereits jetzt stimmt die komplette Buchf갿rung nicht mehr. Normalerweise bleibt Ihnen in diesem Fall nichts anderes 갶rig, als die Datensicherung vom Vortag einzuspielen. Dies bringt jedoch automatisch den Nachteil mit sich, da� alle Arbeiten dieses Tages "umsonst" waren. GS-FIBU nimmt Ihnen mit der Salden-Reorganisation diese Arbeit ab und "rettet" dar갶er hinaus auch die Buchungsarbeiten des aktuellen Tages. Am Bildschirm k봭nen Sie nun verfolgen, welches Ergebnis aus der Saldenpr갽ung entsteht. Dabei werden pro Konto die Monats- salden ermittelt und unter "GEBUCHT" angezeigt, w꼑rend die Salden der Kontenrahmendatei unter "DATEI" dargestellt werden. Das Ergebnis ist der Status. Ist der Status gleich, er- scheint ein kleines H꼊kchen (�). Ist der Status ungleich, wird dies durch das Zeichen (�) dargestellt. Bei unterschied- lichen Ergebnissen, wird der Betrag unter "GEBUCHT" in den Kontenrahmen 갶ertragen. Damit ist gew꼑rleistet, da� Buch- ungsdatei und Kontenrahmen 100%ig 갶ereinstimmen!! -------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 61 10.6 Mandant wechseln Mit k봭nen Sie jederzeit aus dem Hauptmen� heraus, den Mandanten wechseln. Haben Sie lediglich einen Mandanten in GS-FIBU definiert, so erscheint die Meldung, da� der einzige Mandant bereits gew꼑lt ist. Eine Auswahl wird darum nicht ben봳igt. Sind jedoch mehrere Mandanten vorhanden erscheint eine Auswahlliste. Aktive Tasten: -------------- - Mandant zur Bearbeitung 갶ernehmen - Suchen nach Suchbegriff - Suchen nach Mandanten-Nr. - Abbruch ohne Wechsel Mandant w꼑len: --------------- W꼑len Sie den Mandanten, den Sie bearbeiten wollen. Es erscheint dann eine Abfrage, ob Sie den aktuellen Mandanten zur Bearbeitung 갶ernehmen wollen. 1. Wirtschaftsjahr: ------------------- W꼑len Sie einen Mandanten, von dem bisher lediglich die Adresse vorhanden ist, also noch nicht voll f걊 GS-Fibu eingerichtet, wird gefragt, ob Sie diese Einrichtung vornehmen wollen. Wenn ja, werden Sie zuerst aufgefordert, einen Kontenrahmen auszuw꼑len. Anschlie�end k봭nen Sie am Bildschirm verfolgen, wie alle ben봳igten Dateien angelegt und die Index-Dateien aufgebaut werden. Ist alles in Ordnung, erscheint ein Fenster mit dem Vorschlag f걊 das 1. Wirtschaftsjahr. Dieser Vorschlag besteht aus dem ersten und dem letzten Tag des aktuellen Jahres. Sie k봭nen nun 럑derungen an diesem Wirtschaftsjahr vornehmen, in dem Sie einfach das "Datum von" und "Datum bis" 꼗dern. Durch diese M봥lichkeit sind in GS-FIBU alle abweichenden Wirtschaftsjahre oder auch Rumpfjahre m봥lich. Aufgrund des hier definierten Zeitraums f걊 ein Wirtschaftsjahr werden sp꼝er beim Jahresabschluss alle weiteren Jahrg꼗ge auto- matisch vorgeschlagen. 10.7 Buchungsjahr wechseln Haben Sie bisher lediglich einen Jahrgang beim aktuellen Mandanten bearbeitet, so erscheint die Meldung, da� der einzige Jahrgang bereits gew꼑lt ist. Eine Auswahl wird darum nicht ben봳igt. Sind jedoch mehrere Jahrg꼗ge vorhanden erscheint eine Auswahlliste. Aktive Tasten: -------------- - Jahrgang zur Bearbeitung 갶ernehmen - Suchen nach Wirtschaftsjahr - Abbruch ohne Wechsel -------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 62 Jahrgang w꼑len: --------------- Stellen die den Leuchtbalken auf den Jahrgang, den Sie bearbeiten wollen. Mit 갶ernehmen Sie den Jahrgang. Zur Sicherheit, welchen Jahrgang Sie gerade bearbeiten, werden die Eckdaten des Wirtschaftsjahres in der Statuszeile angezeigt. Bemerkung zum Jahrgang: ----------------------- In der Liste erscheint zu jedem Jahrgang eine Bemerkung. Diese Bemerkung beinhaltet den Status eines Buchungsjahres. Es gibt drei verschiedene M봥lichkeiten. 1. Nicht abgeschlossen: ----------------------- Der Jahrgang wurde noch nicht abgeschlossen. Es ist noch jede Art der Bearbeitung m봥lich. 2. Vorl꼞fig abgeschlossen: --------------------------- Ein Jahrgang ist bereits vorl꼞fig abgeschlossen, d.h. aufgrund der gebuchten Datens꼝ze im Dialogbereich aus diesem Jahr, wurde bereits ein neues Jahr angelegt und die Salden der Konten automatisch ins neue Jahr vorgetragen. Jedoch sind auch hier noch alle Arten der Bearbeitung m봥lich. 3. Endg걄tig abgeschlossen: --------------------------- Bei einem Jahrgang mit dieser Bemerkung k봭nen Sie nur noch Auswerten, d.h. Buchungen und sonstige Ver꼗derungen, wie z.B. Makrobuchungen neu anlegen o.�., sind nicht mehr zul꼜sig. 10.8 Buchungsjahr l봲chen Sie k봭nen zu jeder beliebigen Zeit ein einzelnes Buchungsjahr l봲chen. Voraussetzung ist allerdings, da� es sich nicht um den ersten angelegten Jahrgang handelt. Dieser kann hier nicht gel봲cht werden. Wenn Sie diesen Jahrgang aber trotzdem l봲chen wollen, haben Sie zwei M봥lichkeiten. 1. Sie l봲chen den Mandanten. Das hat den Nachteil, da� s꼖t- liche Einstellungen wie auch alle 럑derungen am Kontenrahmen verloren gehen. 2. M봠hten Sie lediglich die Buchungen und Best꼗de dieses Jahres l봲chen, so steht Ihnen dazu unter "DIENSTE -> Fibu-Buchungen l봲chen" ein gesonderter Programmteil zur Verf갾ung. Dabei bleiben alle Einstellungen und 럑derungen erhalten. Aktive Tasten: -------------- - Jahrgang l봲chen - Suchen nach Wirtschaftsjahr - Abbruch ohne L봲chen -------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 63 Jahrgang l봲chen: ----------------- Um eines Jahrgang zu l봲chen, stellen die den Leuchtbalken auf den Jahrgang, den Sie l봲chen wollen. Mit starten Sie dann den L봲chvorgang. ---------------------------------------------- Buchen - Jahresabschluss 64 10.9 Vorl꼞figer Jahresabschluss Der vorl꼞fige Jahresabschluss ist eine der St꼛ken von GS-FIBU! Sie erhalten damit die M봥lichkeit, ein bestimmtes Jahr beliebig oft abzuschlie�en, d.h. Sie k봭nen solange in allen vorhandenen Jahrg꼗gen nachbuchen, bis ein Abschlu� wirklich endg걄tig ist. Wenn Sie ein Jahr zum ersten Mal abschlie�en, werden Sie aufgefordert, die Daten des neuen Jahrgangs einzugeben. GS-Fibu schl꼏t jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres diese Daten vor. Mit k봭nen Sie die Daten 갶ernehmen und dann den Abschlu� starten, oder Sie 꼗dern die Daten, falls n봳ig. Anschlie�end wird ein neues Jahrgangsverzeichnis angelegt. Zum eigentliche Jahresabschlu� schauen Sie sich bitte die Erl꼞terungen unter "Endg걄tiger Jahresabschluss" an. 10.10 Endg걄tiger Jahresabschluss Wenn Sie ein Jahr zum ersten Mal abschlie�en, werden Sie aufgefordert, die Daten des neuen Jahrgangs einzugeben. GS-FIBU schl꼏t jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres diese Daten vor. Mit k봭nen Sie die Daten 갶ernehmen und dann den Abschlu� starten, oder Sie 꼗dern die Daten, falls n봳ig. Anschlie�end wird ein neues Jahrgangsverzeichnis angelegt. Der eigentliche Jahresabschluss l꼞ft nun vollkommen automatisch ab. Am Bildschirm k봭nen Sie verfolgen, was passiert. � Zuerst wird der komplette Kontenrahmen 갶ernommen, bzw. es wird gepr갽t, ob sich gegen갶er einem bereits vorherigen Abschluss am Kontenrahmen noch etwas ver꼗dert hat. � Bei Aktivkonten, Passivkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten wird nun aufgrund des vorhandenen Saldos im alten Jahr, automatisch ein Saldovortrag im neuen Jahr gebucht. Ist auf diesem Konto bereits durch einen fr갿eren Abschlu� ein Vortrag vorhanden, wird der bestehende Saldovortrag entsprechend ge꼗dert. Bei Erl봲- und Kostenkonten wird der Vortrag im neuen Jahr auf "0" gesetzt. � Nachdem GS-FIBU festgestellt hat, welche Vortr꼏e neu erstellt, ge꼗dert oder gel봲cht werden m걌sen, werden die Salden des neuen Jahres auf allen Konten aktualisiert. � Au�erdem werden beim Jahresabschlu� Ihre Einstellungen aus dem alten Jahr 갶ernommen. Nat걊lich nur solgange, wie Sie im neuen Jahr noch keine eigenen Einstellungen definiert haben. � Die Beleg-Startnummern werden auf "0" gesetzt. ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 65 11. OFFENE-POSTEN-VERWALTUNG 11.1 Enstehung einer Forderung/Verbindlichkeit Nachdem Sie eine neue Forderung oder Verbindlichkeit gebucht haben, wird die OP-Verwaltung aufgerufen. Dazu erscheint eine Eingabemaske auf dem Bildschirm. In der 쉇erschrift wird Ihnen dort das im Buchungssatz angesprochene Debitoren- oder Kreditorenkonto zur Information erneut angezeigt. Anhand dieses Programmteils legen Sie fest, ob ein neuer offener Posten angelegt, oder ein bestehender offener Posten erh봦t werden soll. Beachten Sie bitte, da� Sie Vergabe der OP-Nummer zwingend ist. Fehlt diese Nummer und Sie verlassen den OP-Bereich mit , wird auch die zuvor eingegebene Buchung gel봲cht. Ist die Op-Nummer jedoch vergeben, verlassen Sie ebenfalls die OP-Verwaltung mit . Die Betragsfelder in der Maske haben nur informativen Charakter. Diese k봭nen nicht editiert werden. Aktive Tasten ------------- - Men갵ufruf - Liste aller offenen Posten - Ende der Bearbeitung 11.1.1 OP-Nummer Diese 10-stellige OP-Nummer wird in GS-FIBU automatisch vergeben. Mit gelangen Sie in die OP-Liste des jeweils angezeigten Debitoren- bzw. Kreditoren. Diese Liste zeigt s꼖tliche Vorg꼗ge eines Kunden bzw. Lieferanten. M봠hten Sie einen bestehenden OP erh봦en, w꼑len Sie bitte aus dieser Liste einen vorhandenen offenen Posten und 갶ernehmen diesen dann mit . Zum noch offenen Betrag des alten OP's wird dann der neue Betrag addiert, so da� dieser offene Posten insgesamt einen h봦eren Wert erh꼕t. Soll dagegen der offene Posten neu angelegt werden, w꼑len Sie bitte den Men걈unkt "Neu-OP w꼑len". Anschlie�end wird eine neue OP-Nummer in das Feld eingetragen und Sie k봭nen mit die OP-Verwaltung verlassen. ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 66 11.1.2 F꼕lig am Aufgrund der eingegeben Zahlungsbedingungen f걊 den Kunden oder Lieferanten, wird hier das F꼕ligkeitsdatum angezeigt. Diese Datum ist gleich dem angegebenen Buchungsdatum, wenn keine Eintr꼏e in den Zahlungskonditionen vorhanden sind. Wollen Sie die F꼕ligkeit ver꼗dern, m걌sen Sie hier eine neues Datum eintragen. 11.2 Zahlungseing꼗ge/Zahlungsausg꼗ge Nachdem Sie einen Zahlungseingang oder -ausgang gebucht haben, erscheint die OP-Eingabemaske. In der 쉇erschrift wird Ihnen nun wiederum das im Buchungssatz angesprochene Debitoren- oder Kreditorenkonto zur Information angezeigt. Ansonsten haben Sie nun einige weitere M봥lichkeiten. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Liste aller offenen Posten - Ende der Bearbeitung 11.2.1 OP-Nummer Mit gelangen Sie in die OP-Liste des jeweils angezeigten Debitoren- bzw. Kreditoren. Diese Liste zeigt s꼖tliche offene Posten des Kunden bzw. Lieferanten. W꼑len Sie bitte aus dieser Liste die OP-Nummer aus, zu dem der Zahlungseingang bzw. -ausgang geh봱t. Handelt es sich bei der Zahlung um eine Anzahlung, so w꼑len Sie bitte eine neue OP-Nummer und tragen sp꼝er den Rechnungsbetrag auf diese OP-Nummer vor. 11.2.2 Zahlung vom Hier k봭nen Sie das Datum des Zahlungseingangs bzw. -ausgang aus der Buchungs nochmals 꼗dern. 11.2.3 Zahlung Dieses Feld beinhaltet den Betrag der eigentlichen Buchung. Sie gelangen auf dieses Eingabefeld, nachdem die OP-Nummer vergeben wurde. Diesen Betrag k봭nen Sie jedoch 꼗dern, d.h. wenn z.B. ein Kunde mehrere Rechnungen auf einmal begleicht, haben Sie nur einen Zahlungseingang, m걌sen aber mehrere offene Posten damit ausgleichen. Dazu tragen Sie hier bitte den Betrag ein, der zur gew꼑lten OP-Nummer geh봱t. Ist der unten angezeigte Restbetrag noch gr붳er als 0,00, erscheint automatisch eine neue leere Eingabemaske, in der Sie wiederum eine OP-Nummer w꼑len m걌sen, usw. Dieser Vorgang wiederholt sich solange, bis der Restbetrag 0,00 ist. ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 67 Ist der Restbetrag gr붳er als 0, k봭nen Sie mit die weitere Bearbeitung abbrechen. 11.2.4 Skonto-Prozent/Skonto-Betrag Wenn Sie in den Zahlungskonditionen Daten f걊 den Skontoabzug eingetragen haben, werden diese Felder automatisch aufgrund der vorhandenen Werte gef걄lt. Dabei wird zuerst von GS-FIBU die Anzahl der Tage zwischen Rechnung und Zahlung ermittelt. Ist in diesem Zeitraum noch Skontoabzug m봥lich, werden die vordefinierten Werte eingetra- gen. Falls nicht, bleiben diese Felder leer. GS-FIBU bietet somit an dieser Stelle ein wertvolles Kontrollinstrument. Sie k봭nen entweder am errechneten Skontobetrag feststellen, ob die gew꼑rten Prozente eingehalten wurden, wie auch umgekehrt. 11.2.5 Steuer-Code Im Feld "Steuer-Code" legen Sie beim Skontoabzug fest, welcher Steuersatz der eigentlichen Rechnung zugrunde lag. Diese Angabe ist notwendig, damit GS-FIBU bei einem Skontoabzug automatisch den Steuerbetrag korrigieren kann. Sind alle Angaben eingetragen, erstellt GS-FIBU automatisch alle notwendigen Buchungen. Das k봭nen bis zu 3 Buchungss꼝ze sein. 11.3 Gesamt갶ersicht-Kunden/Lieferanten Im Stapel- oder auch Dialogbuchungsbereich erhalten Sie 갶er die Funktionstasten bzw. eine Gesamtliste aller Kunden bzw. Lieferanten mit s꼖tlichen Gesamtwerten. Dabei werden die Betr꼏e aller einzelnen Buchungsvorg꼗ge kumuliert angezeigt. Diese Liste stellt somit eine Art Vorauswahl f걊 die weitere Bearbeitung, wie auch einen schnelles Kontrollinstrument dar. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Kunden bearbeiten - Suchen nach Konto-Bezeichnung - Suchen nach Konto-Nummer - Sortieren der Liste - Ende ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 68 11.3.1 Rechnungen bearbeiten Stellen Sie den Leuchtbalken auf den Kunden/Lieferanten, dessen Einzelrechnungen Sie sehen m봠hten. Mit erscheint dann eine Liste aller einzelnen Vorg꼗ge zu einem Kunden/Lieferanten. Sie haben die M봥lichkeit, aus dieser Liste heraus, Zahlungsein- bzw. ausg꼗ge direkt zu buchen. Bitte lesen Sie dazu weiter unten auch den Text "Kunden-OP's" bzw. "Lieferanten-OP's". 11.3.2 Sortieren Mit k봭nen Sie diese Liste umsortieren. Dazu gibt es zwei M봥lichkeiten. Konto-Nummer oder Konto-Bezeichnung. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes in der Liste angezeigt wird. 11.4 Kunden-/Lieferanten-OP's Wenn Sie aus dem Buchungsbereich heraus oder dr갷ken, erscheint die Gesamtliste aller Kunden bzw. Lieferanten. Wenn Sie dann den Men걈unkt "Rechnungen bearbeiten" w꼑len, erscheint eine Liste aller OP-Vorg꼗ge zu einem Kunden/Lieferanten. Diese Liste hat zwei Funktionen. Eine Auswahl- und Bearbeitungsfunk- tion. Rufen Sie diese Liste aus der OP-Verwaltung auf, k봭nen Sie hier lediglich einen offenen Posten in die OP-Eingabemaske 갶erneh- men. Rufen Sie diese Liste jedoch aus der Kunden- oder Lieferanten- OP-Gesamtliste auf, so k봭nen Sie Zahlungsein- bzw. ausg꼗ge direkt aus diesem Bereich buchen. Dazu w꼑len Sie bitte den entsprechenden OP und best꼝igen Ihre Wahl mit . Es erscheint dann ein Buchungsfenster, in dem Sie alle notwendigen Eingaben zum Zahlungsausgang vornehmen k봭nen. 11.5 Zahlungen Aus der Liste der einzelnen OP-Vorg꼗ge eines Kunden/Lieferanten k봭nen Sie mit eine einzelne Rechnung bearbeiten. Dann erscheint eine neue Buchungsmaske, die prinzipiell identisch zur "normalen" Buchungsmaske ist. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Zahlung 꼗dern - Zahlung neu anlegen - Zahlung l봲chen - Ende der Bearbeitung ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 69 11.5.1 Zahlungen neu eingeben 쉇er diesen Men걈unkt oder durch Dr갷ken der Taste direkt aus der Liste, kann eine weitere Zahlung zum offenen Posten vorgenommen werden. 11.5.2 Zahlungen ansehen/꼗dern Mit k봭nen Sie das Datum, den Beleg und den Buchungstext eine vorhandenen Zahlung 꼗dern. 11.5.3 Zahlungen l봲chen Dr갷ken Sie aus der Liste direkt die Taste oder w꼑len Sie diesen Men걈unkt, kann ein vorhandener Zahlungseingang gel봲cht werden. Die Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder ist 100% identisch zum Buchungsbereich. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 70 12. AUSWERTUNGEN Die Auswertungen in GS-FIBU werden aufgrund der mitgelieferten Formulare unter "Einstellungen-Formulare/Auswertungen" definiert. Dort haben Sie auch die M봥lichkeit, eigene Auswertungen zu erstellen. Lesen Sie zu diesem Sachverhalt bitte auch den Punkt "Formulare/Auswertungen" dieser Dokumentation. Beachten Sie bitte grunds꼝zlich, da� Sie teilweise selbst bestimmen k봭nen, wieviel Zeit GS-FIBU f걊 die Erstellung einer Auswertung ben봳igt. M봠hten Sie beispielweise die Summen- & Saldenliste auswerten und geben als "Konto von" den Wert "00000" und als "Konto bis" den Wert "99999" ein, mu� GS-FIBU s꼖tliche Konten des gew꼑lten Kontenrahmens (beim Kontenrahmen SKR03 immerhin 850 Konten) auf Werte durchsuchen. Dieses nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Wissen Sie also, da� Ihr erstes bebuchtes Konto das Konto "1200" ist, starten Sie die Auswertungen bitte mit diesem Konto. Selbstverst꼗dlich ist diese M봥lichkeit nicht immer gegeben. Beim den Auswertungen zum Jahresabschluss wird Ihnen nichts anderes 갶rig bleiben, als s꼖tliche Konten und Buchungen vollst꼗dig auszuwerten. 12.1 Auswertungen - Vorselektionen Nachdem Sie sich f걊 eine Auswertung entschieden haben, k봭nen Sie noch eine Reihe bestimmter "Vorselektionen" vornehmen, um eine Auswertung entweder einzuschr꼗ken, umzusortieren, o.�. 12.1.1 Zeitraum von ... bis ... Sie haben die M봥lichkeit in GS-FIBU, Auswertungen t꼏lich vorzunehmen. Geben Sie dazu einfach die entsprechenden Daten an. Beachten Sie bitte, da� der Zeitraum innerhalb des von Ihnen gerade gew꼑lten Wirtschaftsjahres liegen mu�. Das aktuelle Wirtschaftsjahr wird Ihnen laufend in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand angezeigt. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung! 12.1.2 Monat/Quartal/Jahr von ... bis ... Um es gleich vorwegzunehmen. Nein, es gibt keine M봥lichkeit die Summen- & Saldenliste, Kontenbl꼝ter oder Bilanz t꼏lich auszuwerten, und zwar aus einem ganz einfachen Grund: F걊 diese Asuwertungen ist es notwendig, die entsprechenden Saldovortr꼏e (Anfangsbest꼗de) eines Kontos zum Anfang der Auswertung zu kennen. Da Saldovortr꼏e ja nur am Anfang eines Jahres gebucht werden, kann GS-FIBU den genauen Anfangsbe- stand zum Zeitpunkt "x" nicht kennen, es sei denn, GS-FIBU w걊de diesen Anfangsbestand vor jeder Auswertung neu ermit- teln. Das w걊de bei einer gro�en Buchungsdatei Stunden dauern. Da GS-FIBU aber die einzelnen Monatswerte speichert, ist eine monatliche, quartalsweise oder j꼑rliche Auswertung m봥lich. Dabei wird automatisch Ihre Eingabe auf Richtigkeit gepr갽t. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 71 Beispiel: --------- Geben Sie beispielsweise als "Datum von" den "04.04.92" und als "Datum bis" den "26.04.92" ein, setzt GS-FIBU automatisch die Werte "01.04.92" - "30.04.92" ein. 12.1.3 Konto von ... bis ... Geben Sie hier den Bereich der Konten an, die in einer Auswer- tung ausgewertet werden sollen. Mit der -Taste haben Sie hier die Kontenauswahlliste zur Verf갾ung, aus der Sie mit ein Konto in das Feld 갶ernehmen k봭nen. 12.1.4 Nur bebuchte Konten ? Geben Sie hier bitte ein, wenn Sie lediglich die Konten drucken m봠hten, auf den tats꼊hlich gebucht wurde. 12.1.5 Sortierreihenfolge Bei manchen Auswertungen k봭nen Sie zus꼝zlich zu den anderen Kriterien noch eine Sortierreihenfolge bestimmen. Diese Sor- tierreihenfolge gibt an, nach welchem Index ausgedruckt werden soll. Mit der -Taste haben Sie hier wieder eine Auswahl- m봥lichkeit. Beispiel: Auswertung -> Kontenrahmen --------- Die vorhandenen Auswahlm봥lichkeiten sind "Konto-Nummer" und "Konto-Bezeichnung". W꼑len Sie "Konto-Nummer" wird der Kontenrahmen nach der Nummer sortiert ausgedruckt. W꼑len Sie "Konto-Bezeichnung" wird der Kontenrahmen nach der Bezeichnung eines Kontos sortiert ausgedruckt. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 72 12.1.6 Auswertungsdatei Sie haben bei allen Auswertungen in GS-FIBU die M봥lichkeit, entweder die gerade bearbeitete Stapeldatei oder die Dialogda- tei auszuwerten. Die Auswertung der Stapeldatei ist zu Ver- gleichszwecken, bevor Sie den Stapel in den Dialog verbuchen, eine tolle Sache. 12.1.7 Druck-Formular Mit erhalten Sie eine Liste aller m봥lichen Formulare. In dieser Liste befinden sich nicht nur die von GS-FIBU mitgelieferten Formulare, sondern auch diese, die Sie selbst unter "Einstellungen-Formulare/Auswertungen" erstellt haben. 12.1.8 Ausdruck wohin ? Sie k봭nen eine Auswertung auf dem Drucker, Bildschirm oder in Datei vornehmen. Mit w꼑len Sie die gew걆schte Auswer- tungsform. Bei der Auswertung auf dem Bildschirm gibt es jedoch einiges zu beachten: Eine Auswertung auf dem Bildschirm ist zun꼊hst einmal eine Auswertung in Datei. Wenn diese Datei erstellt ist, werden daraus eine bestimmte Anzahl von Zeichen eingelesen und auf dem Monitor dargestellt. Diese Anzahl ist in GS-FIBU intern auf 15.000 Byte (15 KB) begrenzt. Das reicht auf jeden Fall aus, um Auswertungen wie die Bilanz, Gewinn- und Verlustrech- nung, Umsatzsteuer-Voranmeldung usw. komplett auf dem Bildschirm sehen zu k봭nen. Das reicht aber auf keinen Fall aus, um z.B. den kompletten Kontenrahmen DATEV-SKR03 darzu- stellen. Wundern Sie sich also nicht, wenn die Auswertung auf dem Monitor nicht vollst꼗dig ist. Dar갶er hinaus kann eine Auswertung auf dem Bildschirm auch wesentlich kleiner sein, als die maximalen 15 KB. GS-FIBU pr갽t beim Einlesen der Auswertungsdatei nach jeder Zeile, ob noch gen갾end Hauptspeicher f걊 die kommenden Zeile vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, wird die Auswertung automatisch abgebrochen. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 73 12.2 Primanota-Liste Diese Liste beinhaltet alle Buchungen aus dem aktuellen Stapel. Es handelt sich hierbei um eine Art Erfassungsprotokoll, damit Sie eine Pr갽ungsm봥lichkeit vor der Verbuchung in den Dialog haben. 12.3 Buchungsjournal Das Buchungsjournal ist eine Liste aller Buchungen, die sich im Dialogbereich befinden. 12.4 Kontenbl꼝ter Bei den Kontenbl꼝tern handelt es sich um Kontoausz갾e. Es wird der Anfangsbestand eines Kontos, die Ums꼝ze und der Endbestand f걊 den angegebenen Zeitraum aufgelistet. 12.5 Summen- & Saldenliste Die Summen- & Saldenliste ist eine Liste aller Konten mit Soll- oder Habenvortrag (Anfangsbestand), Soll-Umsatz und Haben-Umsatz (Jahresverkehrszahlen) sowie dem aktuellen Saldo (Endbestand). Wenn alles richtig gebucht wurde, m걌sen die Summen unter Soll-Umsatz und Haben-Umsatz identisch sein. Dies gilt nat걊lich nur dann, wenn Sie alle Konten auswerten und in den Vorselektionen keine Konten ausgelassen haben. 12.6 Umsatzsteuer-Voranmeldung Diese Auswertung ermittelt aufgrund der gebuchten Daten die Betr꼏e f걊 die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Der Ausruck ist im wesentlichen identisch mit dem amtlichen Formular. Durch die M봥lichkeit, in GS-FIBU die Formulare zu ver꼗dern, k봭nen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Ihr zur Zeit genutztes Formular einrichten. Nutzen Sie das amtliche Formular, k봭nen Sie anhand der Zeilenzahl sofort die von GS-FIBU ermittelten Werte in das For- mular 갶ertragen. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 74 12.7 Mandanten-Kontenrahmen Bei dieser Auswertung handelt es sich um einen Ausdruck der Konten des Kontenrahmens, den Sie f걊 den aktuellen Mandanten nutzen. Dabei werden auch die Bilanz-, GuV- und UStVa-Positionen gedruckt. 12.8 Offene-Posten-Kunden / Lieferanten Diese Auswertung zeigt eine Liste aller offenen Posten Ihrer Kunden oder Lieferanten. Dabei wird jede Rechnung einzeln aufgef갿rt. 12.9 GuV/Bilanz Die f걊 einen Jahresabschluss notwendigen Auswertungen werden hier ausgedruckt. Dabei handelt es sich zum einen um die Gewinn- und Verlustrechnung und zu anderen um die Bilanz. Die in GS-FIBU enthaltenen Auswertungenformulare erf걄len die maximalen Anforderungen an die Bilanz und GuV nach dem Bilanzrichtlinien- gesetz (BiRiLG) neuester Fassung. 럑derungen, sowie Verkleiner- ungen k봭nen Sie selbstverst꼗dlich vornehmen. --------------------------------------------------------- Einstellungen 75 13. EINSTELLUNGEN 13.1 Allgemeine Einstellungen 쉇er die allgemeinen Einstellungen haben Sie die M봥lichkeit, den Programmablauf direkt zu beeinflussen. 13.1.1 Komma als Dezimaltrennzeichen Wenn Sie eine Tastatur besitzen, auf deren Ziffernblock ein Punkt als Trennzeichen dient, m걌sen Sie diesen Schalter auf "N" setzen. 13.1.2 Sound ein Obwohl das Wort "Sound" etwas 갶ertrieben ist, k봭nen Sie hier festlegen, ob's im Programm "piepsen" soll (J), oder nicht (N)! 13.1.3 Hilfstexte editierbar Wenn Sie eigene Kommentare oder Hilfstexte an bestimmten Stellen einf갾en m봠hten, sollten Sie diesen Schalter auf stellen. Rufen Sie dann mit die Hilfe auf, k봭nen Sie diese editieren. 13.1.4 Mandantenwahl bei jedem Programmstart Normalerweise merkt GS-FIBU sich den letzten Bearbeitungsstand eines Sachbearbeiters, d.h. es wird gespeichert, mit welchem Mandanten und Jahrgang Sie zuletzt gearbeitet haben. Beim Pro- grammstart entf꼕lt dann eine Mandanten- und Jahresauswahl. M봠hten Sie trotzdem nach jedem Start die Auswahl vornehmen, m걌sen Sie diesen Schalter auf stellen. Die Auswahllisten erscheinen dann bei jedem Programmstart. 13.1.5 Sicherheitsabfrage beim L봲chen einer Buchung Die "Profis" unter Ihnen werden hier sicherlich "N" einstel- len, denn wenn Sie sich Ihrer Sache sicher sind, ben봳igen Sie keine Abfrage mehr. Bei Schalterstellung "J" wird vor jedem L봲chversuch im Buchungsbereich eine Abfrage durchgef갿rt, ob Sie diese Buchung auch wirklich l봲chen wollen! 13.1.6 Buchungen nach Datum oder Nummer sortiert Hier legen Sie fest, ob die Buchungen im Stapel- bzw. im Dia- logbereich standardm꾞ig nach Datum (Schalterstellung = ) oder nach laufender Nummer (Schalterstellung = ) sortiert sind. 13.1.7 Sicherungslaufwerk f걊 Datensicherung Geben Sie hier ein Laufwerk an, auf dem Sie gew봦nlich Ihre --------------------------------------------------------- Einstellungen 76 Datensicherung vornehmen. Bei der eigentlichen Datensicherung entf꼕lt dann die Auswahl des Sicherungslaufwerkes. 13.1.8 Datensicherung automatisch Stellen Sie diesen Schalter auf "J", wird immer bei Verlassen des Programms die Datensicherungs-Routine aufgerufen. Sollten Sie schon einmal, oder noch schlimmer - 봣ters - , die Datensicherung "vergessen" haben, erinnert GS-FIBU Sie daran! 13.2 Drucker-Einstellungen 쉇er diese Einstellungsm봥lichkeit, k봭nen Sie den Ausdruck auf Ihren Drucker anpassen. 13.2.1 Drucker-Typ Mit erhalten Sie eine Auswahl aller vorhandenen Drucker- Treiber. Mit 갶ernehmen Sie dann den gew걆schten Drucker! 13.2.2 Drucker-Schnittstelle Mit erhalten Sie eine Auswahl der Drucker- Schnittstel- len, die Sie mit 갶ernehmen k봭nen. Sie haben hier keine M봥lichkeit, das Feld "von Hand" zu f걄len. 13.2.3 Druckpause nach jeder Seite Stellen Sie diesen Schalter auf , werden Sie nach jeder gedruckten Seite aufgefordert, ein neues Blatt einzulegen. 13.2.4 Schriftgr붳e f걊 Positionierung (CPI) Definieren Sie die gew걆schte Schriftgr붳e f걊 den Ausdruck ! 13.2.5 Rand-Einstellungen/Seitenl꼗ge Geben Sie die gew걆schte Anzahl ein! 13.2.6 Zeilenvorsch갶e Geben Sie die Anzahl der Leerzeilen zwischen dem Briefkopf und dem Text einer Auswertung an. Ebenfalls k봭nen Sie hier die gew걆schte Anzahl Leerzeilen zwischen dem Text und den Fu�zeilen definieren. 13.3 Einstellungen - Formulare/Auswertungen 쉇er diesen Programmpunkt werden s꼖tliche Auswertungen in GS-FIBU gesteuert. Die von GS-FIBU vordefinierten Formulare k봭nen Sie nicht bearbeiten, da gew꼑rleistet sein mu�, da� --------------------------------------------------------- Einstellungen 77 Auswertungen wie die Bilanz, Gewinn - und Verlustrechnung usw., nach Bilanzrichtliniengesetz gegliedert sind. Sie k봭nen jedoch ein Formular beliebig oft kopieren und dann so ab꼗dern, wie Sie es w걆schen. Aktive Tasten: -------------- - Men갵ufruf - Formular-Bezeichnung 꼗dern - Formular neu anlegen/kopieren - Formular l봲chen - Formular kopieren - Ende --------------------------------------------------------- Einstellungen 78 13.3.1 Formulardaten 꼗dern Dr갷ken Sie und geben Sie einen neuen Formular-Namen ein oder eine neue Formular-Bezeichnung. 13.3.2 Formular neu anlegen Wie bereits oben erw꼑nt, kann ein Formular lediglich kopiert werden. Nach Best꼝igung der Abfrage, ob Sie das Formular kopieren wollen, k봭nen Sie dann die Formulardaten 꼗dern. 13.3.3 Formular l봲chen Nach Abfrage, ob Sie das Formular wirklich l봲chen wollen, wird das angegebene Formular aus der Liste erntfernt. Beachten Sie bitte, da� Sie nur Formulare l봲chen k봭nen, die Sie selbst erstellt haben. Vordefinierte Formulare k봭nen nicht gel봲cht werden. 13.3.4 Formular kopieren Siehe "Neu anlegen" !! 13.3.5 Briefkopf 1. Seite und folgende Seiten Bei den Auswertungen in GS-FIBU ist der Briefkopf f걊 die 1. Seite und die folgenden Seiten immer gleich. Es handelt sich dabei um Angaben zum Mandanten, Datum, Seitennummer, Art der Auswertung, welche Datei ausgewertet wurde (Stapel- oder Dialogdatei) und welche Sortierung der Auswertung zugrunde liegt. 13.3.6 Fusszeilen 1. Seite und folgende Seiten Die Fusszeilen sind in den GS-FIBU-Auswertungsformularen leer, da die Abschlusszeilen einer Auswertung bereits 갶er die Summenzeile definiert sind. Damit Sie diesen Programmpunkt jedoch als "kleine" Textverar- beitung nutzen k봭nen, sind diese Punkte enthalten. Normaler- weise werden an dieser Stelle Angaben wie Bankverbindungen, Telefonnummern, usw. eingegeben. 13.3.7 Inhalt Nachdem alle Briefk봯fe definiert sind, beginnt jetzt der va- riable Teil. Eine Auswertung setzt sich insgesamt aus Brief- kopf, Textinhalt und Fusszeilen zusammen. Briefk봯fe und Fuss- zeilen haben wir bereits besprochen - bleibt der Textinhalt 갶rig. In den meisten Auswertungen werden Sie im Textinhalt lediglich eine einzige Zeile finden, n꼖lich ".LISTE". Durch diesen Befehl wird definiert, da� nun im Ausdruck eine Liste gedruckt --------------------------------------------------------- Einstellungen 79 werden soll. Diese Liste ist wiederum im sogenannten Listeninhalt definiert. Da jeder Listeninhalt (z.B. eine Liste aller OP's) eine 쉇erschrift und eine Summenzeile hat, werden diese nochmals extra definiert. Die Men걈unkte sind "Inhalt->쉇erschrift" und "Inhalt-> Summenzeilen"! 13.3.8 Probe-Druck Der Probe-Druck erm봥licht Ihnen bei eigener Formulargestal- tung eine sofortige Kontrolle Ihrer 럑derungen. Entweder am Bildschirm (besonders praktisch) oder auf dem Drucker oder in Datei. Die Datei, in die s꼖tliche Auswertungen zuerst einmal gedruckt werden, befindet sich im Verzeichnis "C:\GS\FIBU" und hat den Namen des Sachbearbeiter-K걊zels plus der Bezeichnung "druck.tmp". Beispiel: --------- Der Sachbearbeiter hat das K걊zel "MEI". Dann hei�t die Aus- wertungsdatei "MEIDRUCK.TMP"!! 13.4 Formulare bearbeiten Es wird nun erl꼞tert, wie Sie die eigentlichen Formulare bearbeiten und nach Ihren W걆schen 꼗dern k봭nen. Dazu stehen Ihnen eine Reihe von Variablen und Funktionen zur Verf갾ung, die hier im einzelnen n꼑er erl꼞tert werden. W꼑len Sie den Teil der Auswertung (Briefkopf, Listeninhalt, o.�.), den Sie bearbeiten m봠hten. Sie sehen dann die Eintr꼏e auf dem Bildschirm vor sich. Aktive Tasten: -------------- - Variablen - Drucker-Sequenzen 13.4.1 Allgemeines a) Aufruf einer Variable als Platzhalter Mit erhalten Sie eine Liste aller verf갾baren Variablen die Sie bei dieser Auswertung nutzen k봭nen. Diese Variablen sind Platzhalter und werden sp꼝er im Druck ausgetauscht. Damit GS-FIBU diese Platzhalter erkennt, mu� vor der Variable das Dollarzeichen "$" stehen. Ist dies nicht der Fall, wird die Variable wie ganz normaler Text ausgedruckt! b) Positionierung von Text oder Variablen Wenn Sie einen Text oder eine Variable an einer bestimmten Stelle im Text drucken m봠hten, k봭nen Sie einerseits solange Leerzeichen in den Text einf갾en, bis das gew걆schte Ergebnis erreicht ist. Besser ist, Sie positionieren den Text einfach durch Eingabe des Zeichens "^" und der entsprechenden Spaltenposition. --------------------------------------------------------- Einstellungen 80 Beispiel: --------- Sie wollen im Ausdruck das Tagesdatum drucken. Folg ende Form soll im Text erscheinen: Datum : 01.01.93 Der Aufruf im Formular m곢te dann wie folgt aussehen: ^80Datum : ^88$SYSDATUM Die Variable "SYSDATUM" ist z.B. die Variable f걊 das aktuelle Tagesdatum Ihres Computers. --------------------------------------------------------- Einstellungen 81 13.4.2 Druck-Variablen mit Mit erhalten Sie eine Auswahl aller verf갾baren Variablen, die Sie in dieser Auswertung nutzen k봭nen. W꼑len Sie die gew걆schte Variable und dr갷ken Sie dann . Die Variable wird dann incl. Dollarzeichen automatisch an die Stelle im Text gesetzt, an der Sie sich gerade befinden. 13.4.3 Drucker-Sequenzen Mit erhalten Sie eine Liste aller Drucker-Sequenzen des von Ihnen gew꼑lten Druckers. Sie sehen dann den Befehl f걊 die Sequenz im Text und eine Erkl꼛ung dazu. Beispiel: --------- Wenn Sie das Datum aus dem o.g. Beispiel im Schmaldruck drucken m봠hten, m걌sen Sie folgenden Befehl eingeben: ^schmal ^80Datum : ^88$SYSDATUM ^lschmal 13.4.4 Befehl: .LISTE Wenn Sie bei der Definition des Textinhaltes diesen Befehl eingeben, werden im Ausdruck die Angaben unter 쉇erschrift, Listeninhalte und Summenzeilen eingef갾t. 13.4.5 Befehl: .SV Dieser Befehl f갿rt an einer von Ihnen definierten Stelle im Text einen Seitenvorschub aus. Normalerweise brauchen Sie sich nicht um den Seitenvorschub zu k걅mern, da anhand der eingestellten Parameter wie Seitenl꼗ge usw., der komplette Druck automatisch l꼞ft. Bei fest vorgebenen Formaten, wie z.B. der Umsatzsteuer-Voran- meldung ist es manchmal n봳ig, die Seite eher zu wechseln. Dazu geben Sie dann diesen Befehl in den Text ein. 13.4.6 Funktion: DK(Variablenname) Viele Variablen im Text sind numerische Variablen, also Zahl- enwerte. Normalerweise sieht eine Zahl, direkt aus der Datenbank gedruckt, so aus: 12456.90 DM Durch die Funktion DK(), was soviel bedeutet wie Dezimalkomma, wird dieser Wert anders dargestellt, n꼖lich: 12.456,90 DM Diese Funktion erstellt einen Platzhalter mit einer Gr붳e von insgesamt 16 Zeichen. Beachten Sie bitte, da� Sie diese Funktion den einzelnen Variablen selbst zuordnen m걌sen. Wenn Sie also eine Variable numerischen Typs in den Text --------------------------------------------------------- Einstellungen 82 갶ernehmen, erscheint im Text "$VARIABLE". Sie m걌sen dann daraus die Variable "$DK(VARIABLE)" erstellen. 13.4.7 Funktion: DK1(Variablenname) Diese Funktion hat die gleiche Bedeutung wie DK(), jedoch wird hierbei lediglich ein Platzhalter von 14 Zeichen dargestellt. 13.4.8 Funktion: replicate(, ) Diese Funktion vervielf꼕tig ein definiertes ASCII-Zeichen f걊 eine bestimmte Zahl von Wiederholungen. Sie werden in den Auswertungen jedoch anstelle der Funktion "REPLICATE" immer auf die Schreibeweise "repl" treffen. Der Grund: Sie m걌sen lediglich die ersten 4 Zeichen einer Funktion angeben, damit diese ausgef갿rt wird. Syntax : replicate(, ) : ist der zu wiederholende Zeichenstring : ist die Anzahl der Wiederholungen Beispiele: ---------- repl("*", 12) Resultat : ************ repl("Hallo ", 2) Resultat : Hallo Hallo repl(chr(196), 12) Resultat : 컴컴컴컴컴컴 Sie k봭nen als entweder den ASCII-Wert eingeben oder direkt das entsprechende Zeichen! 13.5 Einstellungen - Drucker bearbeiten Normalerweise d걊ften die bei GS-FIBU mitgelieferten Drucker- treiber ausreichen. F걊 besondere Schriftarten oder bei Druckern, die weniger verbreitet sind, kann es jedoch erforderlich sein, Anpassungen vorzunehmen. Die von GS-FIBU verwendeten Druckertreiber sind als normale ASCII-Datei abgelegt und befinden sich im Verzeichnis "\GS\DRUCKER". Wenn Sie vorhaben, einen Treiber zu 꼗dern oder f걊 einen speziellen Drucker neu anzulegen, k봭nen Sie die Dateien mit einem normalen ASCII-Editor, z. B. dem bei MS-DOS 5.00 mitgelieferten EDIT, bearbeiten. Welche Sequenzen f걊 Ihren Drucker g걄tig sind, entnehmen Sie bitte Ihrem Druckerhandbuch. Laden Sie zun꼊hst den Druckertreiber STANDARD.PRN in den Editor. Dieser entspricht dem Treiber f걊 Epson-Drucker, zu dem die meisten Nadeldrucker kompatibel sind. Kommentare beginnen mit einem Semikolon. Diese Kommentare sind normalerweise rein informativ, werden also von GS-FIBU nicht ausgewertet, erscheinen aber teilweise auch innerhalb des Programmes als Information zu Druckern bzw. Drucksteuerzeichen. --------------------------------------------------------- Einstellungen 83 In der ersten Zeile steht als Kommentar der Name des Druckers, f걊 den der jeweilige Druckertreiber gedacht ist. Dieser Text wird bei der Druckerwahl zus꼝zlich zum Namen des Druckertreibers angezeigt. Es folgen einige Zeilen mit Erl꼞terungen zur Sequenz "Initialisierung_Anfang:", die alle mit einem Semikolon beginnen und rein informativen Charakter haben. Innerhalb des Druckertreibers wird der Beginn einer neuen Sequenz durch ein "#"-Zeichen gekennzeichnet. Es folgt der Name der Sequenz, wie sie in Texten aufgerufen wird und nach einem Leerzeichen die Sequenz, wie sie zum Drucker geschickt wird. Auch in Zeilen mit Drucksequenzen sind Kommentare m봥lich. Diese werden als Beschreibung angezeigt, wenn Sie sich mit die Liste der Drucksteuerzeichen ansehen. Die eigentliche Drucksequenz kann entweder als Klartext oder als ASCII-Wert eingegeben werden. Fettschrift wird beim Standard- Druckertreiber mit "\027G" eingeschaltet. "\027" steht f걊 ASCII-Zeichen 27, also ESC, das normalerweise Drucksequenzen einleitet. Anstelle des Buchstabens "G" (ASCII- Zeichen 71) k봭nte genausogut \071 geschrieben werden, also statt "\0127G" "\027\071". HINWEIS: -------- Der ASCII-Wert mu� immer dreistellig, ggf. mit f갿renden Nullen, angegeben werden. Die Zeichen "#" und ";" d걊fen in den Drucksequenzen nicht vorkommen, da sie von GS-FIBU als Beginn einer Drucksequenz bzw. Beginn eines Kommentares interpretiert w걊den. Verwenden Sie stattdessen \035 und \059. F걊 die Positionierung und das Setzen der Seitenl꼗ge sind f걆f spezielle Sequenzen vorhanden, die GS-FIBU intern verwendet: Punkte_X_Pro_Inch: Punkte_Y_Pro_Inch: Hiermit wird GS-FIBU mitgeteilt, wieviele "Punkte pro Inch" beim aktuellen Drucker als Grundlage f걊 die Positionierung in horizontaler und vertikaler Richtung dienen. Posi_X_Absolut: Dies ist die Sequenz, mit der eine absolute horizontale Positionierung vorgenommen wird. Sie enth꼕t eine oder zwei Variablen, die je nach gew걆schter Position unterschiedliche Werte annehmen k봭nen. Es werden ein oder zwei Byte (vor allem bei Nadeldruckern) oder eine bis zu vierstellige Zahl 갶ergeben (letzteres vor allem bei Laser- und Tintenstrahldruckern). GS-FIBU setzt beim Positionieren in diese Sequenz ein, auf den wievielten Punkt der Drucker gehen soll. Als Grundlage f걊 diese Berechnung dienen die Angaben bei "Punkte_X_Pro_Inch:" und "Punkte_Y_Pro_Inch". --------------------------------------------------------- Einstellungen 84 Als Variable innerhalb der Sequenz dienen "\mmm" und "\nnn" bei 쉇ergabe der Position als Bytes sowie "xxxx", wenn die Position dem Drucker als normale Zahl mitgeteilt wird. Posi_Y_Rel_Plus: Genau wie die absolute horizontale Positionierung wird die Sequenz f걊 die relative vertikale Positionierung definiert. (Relativ hei�t hier: 럑derung der Position in Punkten ausgehend von der momentanen Position.) Setzte_Seiten_Laenge: Drucksequenz zum Einstellen der Zeilenzahl pro Seite. Diese ist nur bei Endlospapier erforderlich. 쉇ergabe des Parameters erfolgt wie bei der Positionierung 갶er "\mmm". --------------------------------------------------------------- Dienste 85 14. DIENSTE 14.1 Produktinformation In der Produktinformation erhalten Sie Information 갶er GS-FIBU und welche Programmversion Sie einsetzen. 14.2 Dokumentation drucken Dieser Punkt erm봥lich Ihnen, die von uns mitgelieferten Texte, wie die Kurzanleitung, diese Dokumentation, Bestellformular, usw. direkt 갶er GS-FIBU auszudrucken. 14.3 DOS-Shell Mit haben Sie jederzeit die M봥lichkeit, GS-FIBU aus dem Hauptmen� heraus zu verlassen und anschlie�end mit "EXIT" wieder zu starten. 14.4 Datenreorganisation GS-FIBU verwendet Indexdateien, um unterschiedliche Sortierreih- enfolgen und eine schnelle Suche zu erm봥lichen. Wurden viele Daten eingegeben, ge꼗dert oder gel봲cht, funktionieren diese Indexdateien zwar noch, sind aber nicht mehr optimal organisiert, was die Geschwindigkeit des Programmes verringern kann. Sie sollten deshalb in regelm꾞igen Abst꼗den den "Indexaufbau" durchf갿ren lassen. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht unterbrochen werden! Unter gewissen Umst꼗den kann es passieren, da� Indexdateien nicht mehr intakt sind, z. B. bei Stromausfall, einem Festplattenfehler, aber auch durch Ausschalten des Rechners, ohne GS-FIBU vorher zu verlassen. Lassen sich einzelne Programmteile aufgrund eines solchen Fehlers nicht mehr starten, rufen Sie ebenfalls diesen Punkt auf. Bricht GS-FIBU schon beim Programmstart ab, rufen Sie das Programm mit dem Parameter "/reorg" auf. --------------------------------------------------------------- Dienste 86 14.5 Datensicherung/Datenr갷ksicherung Haben Sie in den allgemeinen Einstellungen ein Laufwerk f걊 die Datensicherung definiert, erscheint direkt die Abfrage, ob gesichert werden soll. Ist der Schalter leer, erscheint vor der Abfrage noch eine Auswahlliste der m봥lichen Sicherungslaufwerke (A-H). Anschlie�end wir die Sicherung bzw. R갷ksicherung gestartet. Dazu werden die von uns mitgelieferten Dateien "sichern.bat" und "rsichern.bat" aufgerufen, die auf die zum Betriebssystem geh봱- enden Programme BACKUP und RESTORE zur갷kgreifen. Der Datei SICHERN wird als 1. Parameter das Laufwerk von dem gesichert werden soll und als 2. Parameter das Laufwerk 갶ergeben, auf das die Sicherung erfolgen soll. Bei RSICHERN werden die Parameter genau umgekehrt angegeben. Beachten Sie bitte, da� die Angabe eines Verzeichnisses entf꼕lt, das MS-DOS automatisch ein Verzeichnis "\BACKUP" anlegt. Selbstverst꼗dlich k봭nen Sie in die Batch-Dateien auch andere Sicherungsroutinen eintragen, die Parameter zur Laufwerksangabe sind jedoch auf jeden Fall zwingend. WICHTIG: -------- Gesichert werden m걌sen alle Dateien *.DBF, *.DBT und *.LTX, die sich in Unterverzeichnissen von C:\GS befinden (Standardinstal- lation vorausgesetzt, ansonsten gilt das entsprechende Unterverzeichnis des Stammverzeichnisses, in das Sie installiert haben.) Ist nicht nur GS-FIBU, sondern auch andere Programme von Gandke & Schubert installiert, die gemeinsam auf die Adre�daten zugreifen, werden deren Daten durch diese Vorgehensweise ebenfalls gesichert. Dies ist unbedingt erforderlich, da die Dateien eng miteinander "verzahnt" sind und bei unvollst꼗digem Hin- und Herspielen von Daten der Datenbestand empfindlich besch꼋igt wird! WICHTIG: Die von GS-FIBU mitgelieferten Kontenrahmen-Dateien Skr03.Dbf, Skr04.Dbf, Saldo03.Dbf und Saldo04.Dbf werden NICHT mitgesichert. Dies ist auch nicht n봳ig, da diese Dateien lediglich als Kopiervorlage f걊 den Mandanten-Kontenrahmen wichtig sind. 14.6 FIBU-Buchungen l봲chen Dieser Programmteil ist nur aktiviert, wenn Sie einen Mandanten in GS-FIBU definiert haben. Viele Anwender werden, wenn sie zum ersten Mal mit GS-FIBU arbeiten, einen TEST-Mandanten anlegen, um das Programm kennenzulernen. Nachdem einige 럑derungen am Kontenrahmen und alle ben봳igten Einstellungen vorgenommen wurden, f꼗gt die Buchungsarbeit an. Wenn alle Tests abgeschlossen sind, ist es nicht n봳ig, den kompletten Mandanten zu l봲chen, um dann die "tats꼊hliche" Buchf갿rung mit GS-FIBU durchzuf갿ren. Dies hat n꼖lich den Nachteil, da� s꼖tliche 럑derungen am Kontenrahmen und alle anderen Einstellungen verloren gehen. --------------------------------------------------------------- Dienste 87 W꼑len Sie in dem Fall bitte diesen Programmpunkt. Das hat den Vorteil, da� nur die Buchungen in allen Stapeldateien und auch im Dialogbereich, alle offenen Posten und Zahlungsein- bzw. ausg꼗ge gel봲cht werden, nicht jedoch die Einstellungen. Ihre Buchf갿rung wird praktisch auf "null" gesetzt! Am Bildschirm k봭nen Sie in einem Fenster beobachten, was im einzelnen passiert! ---------------------------------------------------------------- Anhang 88 15. ANHANG 15.1 Externe Stapel / Externe Schnittstelle Die externe GS-FIBU-Schnittstelle bietet eine flexible M봥lich- keit, Buchungen aus beliebigen anderen Computerprogrammen in GS-FIBU als Stapeldatei einzulesen und zu verarbeiten. Voraussetzung daf걊 ist, das ein bestimmtes Format und eine bestimmte Dateistruktur vorliegt. 15.1.1 Dateiformat Als Datenbasis dient eine "dbaseIII Plus-Datei", die vom Anwender erstellt werden mu�. 15.1.2 Dateistruktur Damit Ihre Daten verarbeitet werden k봭nen, mu� die Datei die Endung ".sta" besitzen. Der eigentliche Dateiname ist f걊 die Verarbeitung in GS-FIBU unerheblich. Folgende Struktur ist Voraussetzung: Nr. Feldname Typ L꼗ge Dez ------------------------------------------------- 1 PROGRAMM Zeichen 4 2 OPNUMMER Numerisch 10 0 3 KONTO Zeichen 5 4 GKONTO Zeichen 5 5 BETRAG Numerisch 14 2 6 BETRAGN Numerisch 14 2 7 BETRAGS Numerisch 14 2 8 STCODE Zeichen 2 9 STPROZ Numerisch 5 2 10 SKCODE Zeichen 2 11 SKPROZ Numerisch 5 2 12 SKBETRAG Numerisch 11 2 13 DATUM Datum 8 14 BELEG Zeichen 10 15 TEXT Zeichen 30 PROGRAMM: --------- Diese 4-stellige Programmkennung verhindert, da� mehrere gleiche OP-Nummern aus verschiedenen externen Programmen in GS-FIBU auf ein und dieselbe interne OP-Nummer vorgetragen werden. Beispiel: GS-Auftrag 2.xx 갶ergibt ebenfalls 갶er diese Schnittstelle die Daten an GS-FIBU. GS-Auftrag 2.xx hat die Programmkennung "AUF2". 쉇ergibt GS-Auftrag 2.xx einen offenen Posten an GS-FIBU, so wird im Feld "OPNUMMER" die laufende Nummer des Auftrages 갶ergeben. Nehmen wir einmal an, diese Nummer sei "1". Nun bucht ein Sachbearbeiter in GS-FIBU im Dialogbereich einen offenen Posten. Dieser erh꼕t intern z.B. auch die Nummer "1"! ---------------------------------------------------------------- Anhang 89 G꼉e es diese Programmkennung nicht, w걊de GS-FIBU den offenen Posten mit der OP-Nummer "1" erh봦en. Damit dies vermieden werden kann, mu� die Programmkennung vergeben werden. Reservierte Kennungen, also Kennungen, die Sie nicht mehr vergeben k봭nen, sind "FIB1", "AUF1" und "AUF2". OPNUMMER: --------- Jede Buchung, die ein Debitoren- bzw. Kreditorenkonto anspricht, und somit von der GS-FIBU-OP-Verwaltung bearbeitet werden mu�, ben봳igt diese Nummer. Vergeben Sie z.B. bei einer Forderung die OP-Nummer "5", so m걌sen alle weiteren Zahlungseing꼗ge zu diesem OP ebenfalls die Nummer "5" besitzen. Handelt es sich um eine Anzahlung, vergeben Sie bitte eine neue Op-Nummer und dann dem sp꼝eren Rechnungsausgang die gleiche OP-Nummer. Alle anderen Buchungen ben봳igen diese Nummer nicht. Tragen Sie dann "0" ein. KONTO: ------ Im Feld "KONTO" geben Sie bitte das Sollkonto an. Das Feld be- inhaltet max. 5 Zeichen. Beachten Sie bitte, da� die Eintr꼏e in dieses Feld rechtsb걆dig erfolgen sollten. GKONTO: ------- Im Feld "GKONTO" geben Sie bitte das Habenkonto an. Das Feld beinhaltet max. 5 Zeichen. Beachten Sie bitte, da� die Eintr꼏e in dieses Feld rechtsb걆dig erfolgen sollten. BETRAG: ------- Im Feld "BETRAG" geben Sie bitte den Bruttobetrag einer Buchung an. Bruttobetrag = Nettobetrag + Steuerbetrag. BETRAGN: -------- Im Feld "BETRAGN" geben Sie bitte den Nettobetrag einer Buchung an. Nettobetrag = Bruttobetrag - Steuerbetrag. Wollen Sie eine Buchung ohne Steuerbetrag in GS-FIBU einlesen, so m걌sen Sie dieses Feld mit dem Bruttobetrag f걄len. BETRAGS: -------- Im Feld "BETRAGS" geben Sie bitte den Steuerbetrag ein. Steuerbetrag = Bruttobetrag - Nettobetrag. STCODE: ------- Mit "STCODE" ist der Steuerschl걌sel gemeint. Dieses sind in GS-FIBU alle Steuerschl걌sel von "00" - "19". ---------------------------------------------------------------- Anhang 90 STPROZ: ------- "STPROZ" ist der Steuer-Prozentsatz (z.B. 14%). Diese Angabe wird zus꼝zlich ben봳igt, damit GS-FIBU pr갽en kann, ob der Eintrag unter "STCODE" auch diesen Steuer-Prozentsatz "STPROZ" zum Inhalt hat. SKCODE: ------- Buchen Sie z.B. einen Zahlungseingang, bei dem Skonto gew꼑rt wurde, mu� in diesem Feld der Steuerschl걌sel der eigentlichen Hauptbuchung stehen. Die Skontobuchungen und eventuellen Steuerberichtigungen werden dann automatisch durchgef갿rt. Das Feld "SKCODE" beinhaltet den Steuerschl걌sel der eigentlichen Hauptbuchung. Nur aufgrund dieser Angabe kann die Steuer berichtigt werden. SKPROZ: ------- "STPROZ" ist der Steuer-Prozentsatz (z.B. 14%). Diese Angabe wird zus꼝zlich ben봳igt, damit GS-FIBU pr갽en kann, ob der Eintrag unter "STCODE" auch diesen Steuer-Prozentsatz "STPROZ" zum Inhalt hat. SKBETRAG: --------- Im Feld "SKBETRAG" geben Sie bitte den Betrag an, den Sie als Skontoabzug gew꼑rt oder erhalten haben, je nach Art der Buchung. DATUM: ------ Im Feld "DATUM" geben Sie bitte das Buchungsdatum an. BELEG: ------ Im Feld "BELEG" geben Sie bitte Ihrer Belegnummer an. Dieses Feld darf nicht leer sein. TEXT: ----- Im Feld "TEXT" geben Sie bitte den Buchungstext ein. Dieser ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, sollte aber zur Verdeutlichung einer Buchung stets angegeben werde. ---------------------------------------------------------------- Anhang 91 15.1.3 Fehlercodes GS-FIBU pr갽t bereits vor der Verbuchung eines externen Stapels in den Dialogbereich, ob bestimmte Feldeintr꼏e vor- handen sind, bzw. ob Eingaben sich gegenseitig wiedersprechen. Treten dabei Fehler auf, so erscheint in der Fehlerprotokoll- Datei eine der nun folgenden 15 Fehlermeldungen. Fehler-Nr. 1 : Das Feld "PROGRAMM" ist leer. Fehler-Nr. 2 : Das Feld "KONTO" ist leer. Fehler-Nr. 3 : Das Feld "GKONTO" ist leer. Fehler-Nr. 4 : Der "BETRAG" darf nicht 0,00 sein. Fehler-Nr. 5 : Der "BETRAGN" darf nicht 0,00 sein. Fehler-Nr. 6 : Das Datum ist ung걄tig oder leer. Fehler-Nr. 7 : Das Feld "BELEG" ist leer. Fehler-Nr. 8 : Das in Feld "KONTO" angegebene Konto existiert in GS-FIBU nicht. Fehler-Nr. 9 : Das in Feld "GKONTO" angegebene Konto exis- tiert in GS-FIBU nicht. Fehler-Nr. 10 : Das Buchungsdatum der Buchung stimmt nicht mit dem gew꼑lten Wirtschaftsjahr 갶erein. Fehler-Nr. 11 : Der Eintrag im Feld "STCODE" ist in GS-FIBU nicht definiert. Fehler-Nr. 12 : Der Eintrag im Feld "SKCODE" ist in GS-FIBU nicht definiert. Fehler-Nr. 13 : Die Kombination des Feldes "STCODE" und "STPROZ" ist in GS-FIBU nicht m봥lich. Fehler-Nr. 14 : Das Feld "BETRAGS" darf nicht leer sein, wenn im Feld "STCODE" ein Eintrag gr붳er als 0 % vorhanden ist. ---------------------------------------------------------------- Anhang 92 15.2 Schnittstelle zu GS-Auftrag 2.xx Die Schnittstelle zu GS-Auftrag ist in GS-FIBU 갶er eine externe Stapeldatei definiert. Sind beide Programme (GS-Auftrag und GS-FIBU) vorhanden, wird von GS-Auftrag jede Bewegung (Rechnungen, Zahlungen) automatisch in einer Stapeldatei mit der Bezeichnung "AUF2_FIB.STA" protokolliert. Diese Buchungen k봭nen Sie dann unter dem Men걈unkt "BUCHEN->Stapel wechseln/verbuchen" und dann "IMPORTIEREN->Importieren aus GS-Auftrag 2.xx" in GS-FIBU einlesen. Nachdem der externe Buchungsstapel in GS-FIBU eingelesen ist, w꼑len Sie bitte den Men걈unkt "STAPEL VERBUCHEN"! Anschlie�end werden alle vorhandenen Buchungen aus GS-Auftrag direkt in den Dialogbereich 갶ertragen. Sollten dabei Fehler auftreten, k봭nen Sie die fehlerhaften Buchungen direkt 갶er "FEHLERDATEI ANSEHEN" 꼗dern. Lesen Sie dazu bitte auch die Erl꼞terungen in dieser Dokumentation. 15.3 Buchungsbeispiele Selbstverst꼗dlich kann ich hier keinen Einf갿rungskurs in doppelter Buchf갿rung geben. Es gibt aber Buchungen, die in einer Buchhaltung besonders h꼞fig vorkommen. Diese werden hier erl꼞tert. In den nun folgenden Beispielen gehe ich davon aus, da� Sie den Kontenrahmen "DATEV SKR03" nutzen, einen Kunden mit der Nummer 10000 und einen Lieferanten mit der Nummer 70000 angelegt haben. 15.3.1 Saldovortr꼏e (Er봣fnungsbuchungen) Die Saldovortr꼏e werden in GS-FIBU automatisch gebucht, in dem Sie im Dialogbereich den Men걈unkt "Bearbeiten->Saldo- vortr꼏e buchen" aktivieren. 15.3.2 Verkauf a) Ausgangsrechnungen (an Kunden/Debitoren) Beispiel: --------- 10000 Kunde an 8400 Erl봲e 14% = Entstehung einer Forderung b) Zahlungseing꼗ge (von Kunden/Debitorn) Beispiel: --------- 1200 Bank an 10000 Kunde = teilweise oder kompletter Ausgleich einer Forderung ---------------------------------------------------------------- Anhang 93 15.3.3 Einkauf a) Eingangsrechnung (vom Lieferant/Kreditor) Beispiel: --------- 3400 Wareneingang 14% an 70000 Lieferant = Entstehung einer Verbindlichkeit b) Zahlungsausgang (an Lieferanten/Kreditoren) Beispiel: --------- 70000 Lieferant an 1200 Bank = teilweise oder kompletter Ausgleich einer Verbindlichkeit 15.3.4 Geldtransit (Umbuchungen) Umbuchung zwischen Konten Beispiel: --------- 1200 Bank an 1100 Postgiro = Gutschrift auf Bank, Lastschrift auf Postgiro 15.3.5 Stornobuchungen Originalbuchung, mit umgekehrtem Betragsvorzeichen Beispiel: --------- Originalbuchung: 1200 Bank an 1100 Postgiro 2.000,00 DM Stornobuchung : 1200 Bank an 1100 Postgiro -2.000,00 DM